Pytanie:
Jakie są metody prowadzenia skutecznych spotkań?
chrisjlee
2012-04-11 05:35:28 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jakie są metody koordynowania znaczących i skutecznych spotkań? Skuteczne definiuje się jako zwięzłe, podążające za zakresem, pozostawiając z podjętymi decyzjami itp.

Ze wszystkich spotkań, które prowadzimy jako firma, wydaje się, że są nieefektywne i pozbawione kierunku.

Nasze spotkania ostatnio dotyczyły zarządzania procesami i realizacji naszych celów jako firmy: zwiększania płatnych godzin, zwiększania opłacalności tworzenia stron internetowych itp.

I oczywiście nasze spotkania są jak na ironię zatytułowane spotkania dotyczące efektywności.

Najważniejsze w spotkaniach: niech będą krótkie. Wydajność nastąpi.
Trzy odpowiedzi:
#1
+13
yannis
2012-04-11 06:53:23 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jeff Atwood szkicuje kilka prostych wskazówek w niedawnym poście na blogu:

  1. Żadne spotkanie nie powinno być czymś więcej niż godzinę pod groźbą kary śmierci.

    Pierwszym i najważniejszym ograniczeniem każdego spotkania jest najcenniejszy możliwy do wyobrażenia zasób w każdej firmie: czas. Jeśli nie możesz dopasować spotkania za około godzinę, jest z nim coś głęboko nie tak i powinieneś najpierw to naprawić. Albo dotyczy to zbyt wielu osób, zakres spotkania jest zbyt szeroki, albo ogólny brak koncentracji jest niezbędny, aby spotkanie przebiegało zgodnie z planem. Wzywam każdego do zapamiętania wszystkiego, co dzieje się podczas wielogodzinnego spotkania. Kiedy wszystko inne zawiedzie, prosimy o krótkie!

  2. Każde spotkanie powinno mieć jasno określoną misję.

    Co to jest misja Twojego spotkania? Czy potrafisz jednym zwięzłym zdaniem zdefiniować cel spotkania? Waham się, czy zalecić posiadanie „porządku obrad” i „punktów porządku obrad”, ponieważ słowo agenda oznacza gigantyczną, żmudną wypunktowaną listę spraw do omówienia. Po prostu upewnij się, że cel spotkania jest dla wszystkich jasny; reszta zajmie się sama.

  3. Odrób pracę domową przed spotkaniem.

    Ponieważ spotkanie ma jasno określone misja, wszyscy obecni na spotkaniu wiedzą z góry, o czym powinni porozmawiać i udostępnić, i mają to gotowe, zanim wejdą do pokoju. Dobrze? W ten sposób możemy skrócić spotkanie do godziny. Jeśli nie odrobiłeś pracy domowej, nie powinieneś być na spotkaniu. Jeśli nikt nie odrobił pracy domowej, spotkanie powinno zostać odwołane.

  4. Wybierz opcjonalne.

    Spotkania „obowiązkowe” to wymówka. Wszyscy na spotkaniu powinni tam być, ponieważ chcą tam być lub muszą tam być. Pewnym sposobem na to, aby być odpowiedzialnym za spotkanie, jest wybranie wszystkich. Wyobraź sobie spotkanie, na które ludzie naprawdę chcieliby być, bo było… pożyteczne. Albo interesujące. Lub zabawne. Teraz zrób to!

  5. Podsumuj zadania do wykonania na koniec spotkania.

    Jeśli spotkanie nigdy się nie wydarzyło, jakie byłyby konsekwencje? Jeśli szczera odpowiedź brzmi prawie nic, to być może twoje spotkanie nie ma powodu, aby istnieć. Każde naprawdę produktywne spotkanie powoduje, że coś dzieje się bezpośrednio w wyniku decyzji podjętych na tym spotkaniu. Ty, jako odpowiedzialny uczestnik spotkania, jesteś odpowiedzialny za śledzenie tego, co musisz zrobić - a każdy w pokoju może to udowodnić, podsumowując swoją listę rzeczy do zrobienia z korzyścią dla wszystkich, zanim opuszczą spotkanie.

Zacząłem zdawać sobie sprawę, jak ważne są zwięzłe spotkania, kiedy zaczęliśmy codziennie wykonywać wstania w pracy. Zwykle stand-upy są ograniczone czasowo, a prosty fakt, że stoisz zamiast wygodnie siedzieć w swoim char, jest dodatkową zachętą do dokładności i nie tracenia czasu na bezczynne rozmowy, choćby po to, by jak najszybciej się z nimi uporać. Oczywiście nie byłoby rozsądne, aby wszyscy wstawali podczas dłuższego spotkania, ale przynajmniej mówca powinien.

Osobiście uważam, że większość spotkań jest dość nudna. Jestem zagorzałym programistą i nie interesują mnie nietechniczne aspekty pracy i uważam, że śledzenie i uczestniczenie w spotkaniach związanych z czymkolwiek innym niż kod jest dla mnie dość trudne. Na poprzednim koncercie menadżer wpadł na ten niezwykle nieproduktywny pomysł, że wszyscy powinniśmy być zaangażowani we wszystko i prawie co tydzień musiałem siedzieć i słuchać bzdur, których nie rozumiałem i absolutnie nie miałem możliwości udzielenia informacji zwrotnej. To była całkowita strata czasu, która wkrótce doprowadziła do mini zamieszek. Wiem, że jej intencje były dobre, ale nie ma absolutnie żadnego powodu, by angażować ludzi na spotkanie, kiedy nie mają nic wartościowego do zaoferowania.

Na moim obecnym głównym koncercie pracuję zdalnie i dlatego mam do czynienia z wyjątkowymi wyzwaniami związanymi z spotkaniami. Mogę uczestniczyć tylko przez Skype, a na spotkaniach, w których bierze udział więcej niż kilka osób, proszę wszystkich (oprócz mówcy), aby się zamknęli, prawie co pięć minut. Bezczynna paplanina, której możesz nawet nie zauważyć, gdy jesteś w pokoju, staje się mylącym, głośnym szumem, gdy jesteś daleko i brakuje ci wizualnych wskazówek, takich jak mowa ciała, które pomagają mózgowi skupić się na rozmowie lub całkowicie ją zignorować. Na przykład czasami trudno mi odróżnić sarkazm, który prowadzi do niezręcznych chwil więcej niż jeden raz.

Rozwiązanie było dość proste, dokumentacja. Jasny program przed spotkaniem i trzymanie się go podczas spotkania pomaga mi skoncentrować się na tym, co jest ważne i całkowicie wyeliminować wszystko, co nie jest. Podsumowanie zadań (ostatni punkt Atwooda) jest również niezwykle pomocne, ponieważ mogę przejrzeć je później i zobaczyć, czy nie przegapiłem czegoś ważnego, powiedziane, gdy szum był nieco głośniejszy niż zwykle lub podczas kilku sekund, przez które działała sieć lub Skype.

Powinieneś przedstawić swoje obawy kierownictwu lub komukolwiek, kto jest odpowiedzialny za organizowanie spotkań w Twojej firmie. Spotkania „wydajnościowe” mogą być albo produktywne, albo kompletną stratą czasu, nie wydaje mi się, aby istniał jakiś kompromis, ponieważ są z natury nudne i (większość) ludzi, jeśli nie są zaangażowani, po prostu rezygnują i traktują je jako przerwę w pracy. Kiedy (jeśli) tak się stanie, musisz szybko się z tym uporać, zanim wymknie się spod kontroli.

Punkt „Niech to będzie opcjonalne” po prostu oszołomił mnie.
Odpowiedź Yannisa jest doskonała. Jedyne, co chciałbym dodać, gdyby wasza kultura na to pozwoliła, to postawić pudełko przy drzwiach, aby każdy mógł „sprawdzić” swoje smartfony, kiedy wejdą i odebrać, kiedy wyjdą.
#2
+8
jefflunt
2012-04-11 05:47:18 UTC
view on stackexchange narkive permalink
  • Wyznacz jasny cel i osiągnij go. Jeśli spotkanie trwa długo, ponieważ okaże się, że potrzeba więcej dyskusji, zaplanuj kontynuację.
  • Jeśli okaże się, że cele spotkania nie zostały osiągnięte, dowiedz się dlaczego i napraw to. Jeśli uznasz, że powodem spotkania nie jest nic ważnego, anuluj spotkanie. Zdziwisz się, ile osób usłyszy takie podejście i powie: „Ale my zawsze mieliśmy to spotkanie. Czy możemy to zrobić ?! ”
  • Poszukaj skuteczniejszych sposobów załatwiania spraw niż spotkania (czy możesz rozmawiać bezpośrednio z decydentami, bez wykluczania ważnych głosów z decyzji; wysyłasz informacje e-mailem, zamiast przerywać pracę i gromadzić wszystkich razem tylko po to, by rozpowszechniać informacje)?
  • Im więcej przepychu i okoliczności wokół spotkań, tym bardziej prawdopodobne jest, że zaczęli oni oddawać cześć Bogu Zmiana spotkania (i osób prowadzących spotkanie) niż wykonanie sensownej pracy.
  • Jak wszystko, spotkanie powinno być wybrane jako forma komunikacji i współpracy, ponieważ jest to najlepsze narzędzie do danego zadania, w taki sam sposób, w jaki wybierasz rozwiązanie problemu biznesowego, n ot ponieważ spotkania to „to, co robimy”.

Oto także lista 5 praktycznych alternatyw spotkań, które często służą celom spotkania bez konieczności poświęcania tyle czasu i ludzi na organizację.

#3
+5
mhoran_psprep
2012-04-11 06:18:40 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Najlepszą rzeczą, jaką znam, aby ulepszyć spotkanie, jest tworzenie, publikowanie i trzymanie się planu.

Jasno spisany program, który zawiera cel lub cele spotkania, zapewnia, że ​​osoba prowadząca spotkanie zainwestowała czas potrzebny na przygotowanie się do spotkania. Daje też wszystkim znać, co ma się wydarzyć. Może nawet uprościć robienie notatek, ponieważ najczęściej rejestrujesz działania i decyzje.



To pytanie i odpowiedź zostało automatycznie przetłumaczone z języka angielskiego.Oryginalna treść jest dostępna na stackexchange, za co dziękujemy za licencję cc by-sa 3.0, w ramach której jest rozpowszechniana.
Loading...