Myślę, że odpowiedziałeś na własne pytanie:

Dzisiaj bardzo wysoko postawiona osoba w naszej firmie poprosiła mnie o przejrzenie napisanej przez niego instrukcji.

Więc przejrzyj go i po cichu popraw błędy.

Odpowiedziałbym czymś w rodzaju: „Przejrzałem dokument i zaktualizowałem bla bla bla (kwestie techniczne). Podczas przeglądania zauważyłem też kilka błędów gramatycznych, więc je poprawiłem.

Kluczowym słowem jest tutaj „kilka”. Bagatelizujesz jego błąd i miejmy nadzieję, że kiedy go otworzy i zobaczy, że wiele jego błędów zostało naprawionych, będzie za to wdzięczny.

To się udaje:

1. Naprawiono błędy, dobrze wyglądam dla klienta
2. Zignoruj ​​jego okropną pisownię, dobrze wyglądaj dla szefa

Często robię to z rzeczami typu „Myślę, że to zdanie brzmi lepiej '(chociaż WIEM, że zdanie jest lepsze, daje im szansę na zachowanie twarzy) i nigdy nie sprawiłem, że ktoś się wściekł.

Poproszono Cię o przejrzenie tego, więc tak, zdecydowanie powinieneś wskazać wszystkie błędy, niezależnie od tego, czy są to błędy ortograficzne, gramatyczne czy techniczne! Brak naprawienia tego na pewno nie leży na stole, tak jakbyś wyszedł do klientów z tymi błędami, zostaniesz zapytany, dlaczego nie zauważyłeś żadnego z nich.

Zdaję sobie sprawę, że życie nie jest Często jest to idealne rozwiązanie i istnieje obawa, że ​​niektórzy menedżerowie mogą poczuć się urażeni, gdy mają mnóstwo poprawek do swojej pracy. Jeśli uważasz, że tak jest, po prostu wysłałbym wiadomość e-mail w następujący sposób:

Cześć x,

Sprawdzałem przesłaną przez Ciebie instrukcję i zauważyłeś kilka błędów w pisowni, czy chcesz, żebym je poprawił, a także skomentował wszelkie problemy techniczne?

Możesz wtedy robić postępy, wiedząc, że powiedziano Ci, że te kwestie, jak również.

Jak mam do tego podejść? Ten dokument trafia do naszych klientów i wpływa na reputację naszej firmy.

Czy mam to naprawić i nie wspominać o nich? Czy powinienem przekazać instrukcję komuś innemu? Czy powinienem skupić się tylko na kwestiach technicznych?

Poproszono Cię o przejrzenie tego. Więc przejrzyj to.

Najpierw przejdź do autora i zapytaj, w jaki sposób powinieneś przekazać wyniki swojej recenzji. Może to obejmować oznaczenie ołówkiem dokumentu, znacznik w linii pliku doc ​​lub coś innego.

Następnie przejrzyj wszystko . Zaznacz błędy ortograficzne i gramatyczne, a także problemy techniczne i pominięcia.

Wykonaj zadanie, o które Cię poproszono. Nie musisz się tego wstydzić - po prostu skomentuj dokument, a nie autora.

Jeśli zrobisz to z szacunkiem, najprawdopodobniej otrzymasz po prostu wielkie „Dziękuję”. Nie każdy jest dobry w pisaniu, ale nikt nie chce wyglądać głupio dla klientów. Byłem tam i robiłem to wiele razy.

Swoją drogą, nazywaj je literówkami , a nie błędami. :-)

Aktualizacja: zgodnie z życzeniem rozwinę. Jest tak, jak skomentował wizzwizz4: słowo „błąd” ma konotację (z powodu niektórych jego znaczeń lub, jak sądzę, użycia) niezdolności , ignorancja , niedobór itp .; podczas gdy „literówka” nie: jego konotacja jest „zwykłym rozproszeniem”. Dlatego nazywanie błędów ortograficznych literówkami zamiast błędów może mniej urazić drugą osobę.

Zmień potencjalny problem w produktywne rozwiązanie. Przekaż swojemu szefowi (dla uproszczenia nazwę „szefem”) recenzowany dokument i nie rób dalszych komentarzy, z wyjątkiem uwagi, że wszystkie poprawki są widoczne w drugim załączonym dokumencie.

Innymi słowy , możesz po prostu przeprowadzić recenzję i wysłać dokument w dwóch wersjach:

• A: wersja ostateczna (gotowa do przedstawienia)
• B: wersja z widocznymi poprawkami ( śledzenie zmian wprowadzonych podczas przeglądu)

Twój szef może natychmiast użyć i wysłać wersję A, a jeśli jest zainteresowany, może zajrzeć do wersji B, co dokładnie zrobiłeś. Rzeczywiste poprawki będą mówić zamiast Ciebie. Poprawki prostych literówek można natychmiast odróżnić od zmian o większym zakresie. Zobacz poniższy przykład utworzony w programie Microsoft Word. (Również inne pakiety aplikacji biurowych mogą mieć podobną funkcję śledzenia zmian.) Żółte podświetlenie pokazuje powiązane ustawienia, których należy użyć.

Kroki : Włączasz śledzenie rewizji, wykonujesz korekty i zapisujesz dokument (będzie to wersja B). Następnie akceptujesz wszystkie poprawki i ponownie zapisujesz dokument (teraz pod inną nazwą, jako wersja A).

Uwaga:
Jak już widzisz, jedyną potrzebną wersją jest B, ale zazwyczaj to robimy nie oczekuj, że nasz zarząd zna / wykona jakiekolwiek zaawansowane operacje na dokumentach, więc uzgadniamy dla nich poprawki, dlatego wysyłamy im również gotową wersję A.Również wyraźne rozróżnienie między nazwami plików A i B, aby zapobiec przypadkowemu wystąpieniu szefa wysyłanie niewłaściwej wersji (np. A: Propozycja CX2017-2.docx kontra B: Visible Revisions of Propozycja CX2017-2.docx ).

Takie podejście ma wiele zalet:

• Twój szef może łatwo przejrzeć zmiany wprowadzone w jego pracy
• Twój szef może z łatwością odróżnić istotne zmiany od poprawek literówek
• Twój szef może natychmiast zobaczyć gęstość literówek (w tym poprawione słowa = możliwość nauczenia się ich prawidłowej formy)
• ilość pracy, jaką trzeba było włożyć do recenzji, jest wyraźnie widoczna
• poprawki mówiły o literówkach zamiast o tobie: nie musisz zajmować się tym osobiście, co może być potencjalnie kłopotliwe dla twojego szefa
• wykazujesz się znajomością technologii oraz kreatywnym i efektywnym podejściem do codziennych zadań (czyż nie w CV?)

W dużej mierze zgadzam się z istniejącymi odpowiedziami: napraw wszystkie błędy i przynieś je z powrotem. Mam jednak do dodania kilka różnic zdań i zastrzeżeń.

1. Nie zawracałbym sobie głowy pochlebstwami. To brak szacunku. Nie musisz mówić „jak, OMG, twoja gramatyka jest baaaaardzo okropna!”, Ale nie chciałbym też celowo bagatelizować problemu. Po prostu powiedz „Wszystkie błędy gramatyczne i ortograficzne są zaznaczone na zielono, chyba że nie byłem pewien, co masz na myśli. W takich przypadkach oznaczyłem je na czerwono wraz z wszelkimi błędami technicznymi, które wymagają dodatkowego sprawdzenia”.

2. Jak wspomniano w moim przykładowym stwierdzeniu, oznaczałbym proste błędy w szczególności inaczej niż złożone.

   • Jeśli jest jasne, o co chodzi, popraw to, ale oznacz to jako raczej nieszkodliwe oznakowanie współmierne do jego znaczenia. Na przykład zielony długopis (do poprawek papierowych) lub kolor czcionki (do kopii cyfrowych).
   • Jeśli jego zdanie jest tak złe, nie jesteś nawet pewien, dokąd z nim idzie, zaznacz to w czymś głośnym, żeby wiedział, jak uważnie przeczytać, na wypadek gdybyś spieprzył swoją korektę. Na przykład czerwony długopis lub kolor czcionki.
   • Podobnie, jeśli występuje problem techniczny, oznacz go jako głośny, aby mógł powiedzieć „Och, tak, właśnie to miałem na myśli” lub „Nie, nie , nie! Odwoływałem się do zupełnie innej rzeczy! ”, w którym to momencie możesz ponownie napisać całą rzecz, aby było jasne, że do tego odwołuje się sekcja. Możesz po prostu użyć tego samego koloru co powyżej lub możesz użyć innego, ale nadal bardziej widocznego koloru dla każdego. Na przykład czerwony oznacza „Nie jestem pewien, co masz na myśli”, a pomarańczowy „Myślę, że tu się mylisz”.

3. W przypadku wszelkich nietrywialnych poprawek napisałbym jeden lub dwa akapity wyjaśniające, dlaczego uważasz, że Twoja poprawka jest lepsza. W przypadku dużych projektów możesz dołączyć to bezpośrednio jako komentarz do czegoś takiego jak funkcja śledzenia zmian w programie Microsoft Word, dzięki czemu przyszli recenzenci nie będą musieli Cię znaleźć, aby o nie zapytać. W przypadku małych projektów możesz po prostu wydrukować je osobno, a każda notka zawiera numer strony lub coś, co pozwala ją zidentyfikować, a następnie możesz po prostu odwołać się do tego, wyjaśniając to przez telefon lub osobiście.

4. Jeśli jest to długa instrukcja, upewniłbym się, że otrzymam odpowiednią kopię cyfrową. Następnie możesz wprowadzić zmiany bezpośrednio i odesłać kopię gotową do druku. Jeśli to tylko krótka instrukcja, możesz wprowadzić zmiany bezpośrednio w drukowanej kopii i pozwolić mu ręcznie wprowadzić zmiany samodzielnie. To powiedziawszy, jeśli jego pisarstwo jest tak złe, jak mówisz, lepiej byłoby mu nie ufać; w takim przypadku uzyskaj kopię cyfrową niezależnie od długości. Poza tym będzie wdzięczny za odciążenie go, nawet jeśli jest do tego zdolny.

5. Jeśli edytujesz kopię cyfrową bezpośrednio, zrobiłbym dwie wersje: jedną wersja ze wszystkimi ładnymi kolorami, dzięki czemu może łatwo przeglądać zmiany (zamiast zmuszać go do odgrywania różnic w całej instrukcji), a następnie drugą wersję z normalnymi kolorami czcionek, więc jeśli mu się spodoba, może ją po prostu opublikować bezpośrednio. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy używasz oprogramowania do śledzenia, odrzucania i akceptowania zmian; generalnie takie oprogramowanie pozwala po prostu wydrukować wszystko bezpośrednio bez znaczników.

6. W przypadku edycji cyfrowych nie używaj nieprzyjemnych kolorów czcionek. Nie dotyczy to naprawiania błędów, ale jest to powszechny i ​​irytujący błąd, który ludzie popełniają. Możesz uzyskać kolor dobrze widoczny, a jednocześnie przyjemny dla oka. Złe kolory to wszystko, co ma pełne nasycenie, na przykład jasnoczerwony, żółty lub magenta. Zamiast tego użyj nieco desaturowanych, szarszych kolorów.

   Ponadto jasne kolory na białym papierze lub białym monitorze mają słaby kontrast. Żółty, cyjan i magenta to najgorsze czyste kolory, ponieważ są kombinacjami dwóch kolorów podstawowych, ale czerwony, zielony i niebieski są nadal denerwujące. Zamiast tego używaj kolorów, które są nieco ciemniejsze, aby lepiej kontrastowały z bielą, a jednocześnie są wystarczająco jasne, aby kontrastować ze standardowym czarnym tekstem.

   

   To jest specyficzne dla Microsoft Word, ale większość aplikacji ma podobne selektory kolorów:

   

7. Ponieważ Będę wprowadzał istotne zmiany w wielu częściach podręcznika, upewnię się, że przynajmniej jedna inna strona przejrzy Twoją recenzję. Łatwo popełnić własne błędy w trakcie poprawiania jego.

8. O jakiekolwiek poprawki techniczne poprosiłbym innych, wykwalifikowanych współpracownicy, aby przejrzeć je i upewnić się, że zrobiłeś to poprawnie. Nawet jeśli jesteś ekspertem, najlepiej mieć na ten temat kilka oczu, aby użytkownicy końcowi nie podążali niewłaściwymi wskazówkami.

Dodając do innych już doskonałych odpowiedzi - zrób to.

Jednak w dzisiejszych czasach nie ma usprawiedliwienia dla pewnych błędów, kiedy istnieje oprogramowanie, które automatycznie je naprawia; Chociaż często błędy gramatyczne z pewnością się zdarzają, błędy ortograficzne można dość łatwo automatycznie poprawić.

Na przykład komputery Mac są domyślnie wyposażone w narzędzia do sprawdzania gramatyki i pisowni, które można aktywować w całym systemie i działają we wszystkich programach że używasz, a komputery z systemem Windows, które nie mają narzędzi do sprawdzania gramatyki / pisowni poza słowami, mają wiele komercyjnych ofert dotyczących równoważnego oprogramowania.

W tej sytuacji, oprócz poprawienia dokumentu, radziłbym zalecić / wybrać odpowiednie oprogramowanie i dyskretne poproszenie / zorganizowanie instalacji go na komputerze tej wysoko postawionej osoby.

Praca z kilkoma językami również nie jest wymówką, aby nie instalować takiego oprogramowania; Piszę przez cały dzień w co najmniej dwóch różnych językach, rzadziej w dwóch kolejnych, a od pół dekady moje słowniki / ortografia / gramatyka automatycznie wykrywają język po dwóch lub trzech słowach i odpowiednio reagują.