To, co zrobili, było nieprofesjonalne.

Powinieneś odpowiedzieć na e-mail grupy, załączając kopie swoich oryginalnych e-maili i coś w tym rodzaju.

Bardzo mi przykro, że czujesz, że moje próbki były ograniczone. Jestem trochę zdezorientowany, dlaczego po raz pierwszy o tym słyszę, ponieważ dwa razy przesłałem przykłady, a nawet zapytałem, czy coś jest niejasne lub brakuje. Gdybyś odpowiedział, byłbym w stanie zająć się tą sytuacją w każdym przypadku. W przyszłości prosimy o natychmiastowe powiadamianie mnie o wszelkich problemach, abyśmy mogli uniknąć takich sytuacji.

Upewnij się, że odnosisz się do dat oryginalnych wiadomości e-mail, aby podkreślić znaczenie.

czy odpowiadanie na pocztę byłoby nieprofesjonalne z mojej strony?

Tak, nie powinieneś tego robić bez wcześniejszego udania się do swojego przełożonego.

Najlepszym scenariuszem i profesjonalnym sposobem, w jaki każdy taki spór jest prowadzony, powinien być Twój menedżer zajmujący się wysyłaniem e-maili, nie masz żadnego interesu w podejmowaniu konfrontacji. Twój kierownik jest buforem między Tobą a takimi problemami. Te kwestie mają na nich bezpośredni wpływ i powinny zostać przez nich rozwiązane.

Więc przekaż swojemu menedżerowi ścieżkę papierową i pozwól mu zdecydować, co należy z tym zrobić. Twój menedżer powinien porozmawiać ze swoimi lub zdecydowanie odpowiedzieć na e-mail.

Myślę, że idealną odpowiedzią byłoby skorzystanie z prostego formularza:

1. Komentarz, o który prosiłeś w swoim drugim e-mailu. Dołącz datę tego e-maila i zanotuj, że nie otrzymałeś żadnych danych wejściowych, że zakładałeś, że dane są zadowalające.

2. Przepraszamy za nieporozumienie. Nawet jeśli każdy w e-mailu powinien być jasny, czyja wina naprawdę polegała na nieporozumieniu, technicznie rzecz biorąc, jeśli nie odpowiedzieli „dziękuję za dane, wygląda świetnie!”, Dalsze dalsze działania mogłyby być uzasadnione, więc nie są całkowicie bez winy.

3. Zapytaj o dalsze szczegóły. W szczególności zapytaj, czego według nich brakuje lub jest nieodpowiednie. To pozostawia piłkę na ich dworze - przyznałeś się do ich obaw, ale nie czytasz w myślach; gdybyś wiedział , że dane są niekompletne, prawdopodobnie byś się tym zajął przed ich wysłaniem, dlatego konieczne jest wyjaśnienie z ich strony.

4. Zaproponuj spotkanie uzupełniające z jednym lub kilkoma członkami zespołu, stosownie do przypadku. Wiadomość e-mail z szerokim kodem CC nie jest miejscem, w którym można odbiegać od specyfikacji technicznych i innych szczegółów, które nie dotyczą większości osób biorących udział w e-mailu, a spotkanie na żywo pozwoli na większą współpracę, aby upewnić się, że rozumiesz ich wymagania i , że rozumieją Twoje ograniczenia.

Na przykład

Cześć LEAD dziękuję za zwrócenie uwagi. Zgodnie z moim e-mailem z dnia DATA , poprosiłem o opinię na temat przykładów, które przesłałem wcześniej; nie słysząc niczego, założyłem, że przykłady są wystarczające. Przepraszam za nieporozumienie i chętnie podam dokładniejsze przykłady.

Proszę doradzić, które KRYTERIA wymagają bardziej szczegółowego omówienia, a ja zajmę się zaktualizowanym zestawem przykładów. Może być korzystne dla obu naszych zespołów, jeśli w najbliższej przyszłości umówimy się na spotkanie między mną a Tobą i / lub ARCHITEKTEM , abyśmy mogli zapewnić, że wszystkie wymagania i ograniczenia są zrozumiałe dla obu zespołów.

Gdzie

LEAD = oczywiście imię i nazwisko kierownika projektu drugiego zespołu

DATA = data Twojego drugiego e-maila , ten, w którym prosiłeś o opinię (jeśli prosiłeś o opinię w oryginale, zaznacz oba)

KRYTERIA = obszary, przypadki użycia, scenariusze ... jakiekolwiek kryteria / terminy są odpowiednie dla twojego przykłady

ARCHITECT = architekt, z którym początkowo korespondowałeś

To rozwiązanie przeprasza za niekompletne działanie z Twojej strony (brak dalszych działań), prosi o informacje, których brakuje, i sugeruje spotkanie, które pomoże zminimalizować dalsze nieporozumienia. Uwzględniając całą listę CC, jasno pokazujesz wszystkim, że w dużej mierze wykonałeś swoją należytą staranność i nie tylko zwlekałeś, ale zachowujesz szczery ton i unikasz niepotrzebnej pasywnej agresywności.

Jak niektórzy zanotowałeś w komentarzach, włączenie przełożonego jest zawsze dobrym pomysłem. Mogę zasugerować wysłanie wiadomości BCC do swojego menedżera, a następnie skontaktowanie się z nim osobiście lub w oddzielnym e-mailu, aby był świadomy całej sytuacji. Byłaby to odpowiednia ilość CYA bez próby upokorzenia ich przed przełożonym. Stamtąd, jeśli Twój menedżer jest poważnie urażony ich uwagami i chce porozmawiać o tym ze swoim zespołem, to jest to prerogatywa twojego menedżera.

Czy ujawnianie braku opinii jest profesjonalne?

TAK. Bardzo dobrze jest wyjaśnić sytuację, po prostu przedstawiając fakty .

Jeśli masz pewność, że oryginalne zgłoszenia spełniają wymagania, najlepiej unikać specjalnie wskazywania palcami.

Zamiast tego Odpowiedz grupie opisującej sytuację w taki sposób, aby było oczywiste, że druga drużyna upuściła piłkę, nie mówiąc o tym wprost.

Na przykład, dołącz dwa poprzednie e-maile / linki, które mówią coś takiego:

Witam wszystkich, oto dane podane wcześniej, które spełniały wymagania określone w [dokument wymagań]. Jeśli to nie jest już aktualne, po prostu poproś [osobę odpowiedzialną za wymagania] o aktualizację, a my z przyjemnością dostarczymy zaktualizowane zestawy.

Oczywiście możesz bezpośrednio poinformować kierownictwo, że inny zespół to przegapił. Jeśli chcą eskalować i wskazywać palcami, to ich wybór.

Muszę przyznać, że w tym konkretnym przypadku lubię winić technologię; w tym przypadku e-mail.

To rodzaj kłamstwa, ale ma tę zaletę, że:

1. Pozostawiasz cię bez winy: nie możesz zareagować na coś, czego nie zrobiłeś nie odbieram.
2. Pozostawienie drugiej stronie; nie jest to szczególnie eleganckie wyjście, ale lepiej niż ruszyć ich w róg i sprawić, że będą cię urażać.

Gdy pojawi się „wymówka”, natychmiast wróć do pracy.

Przykład odpowiedzi:

Hi ,

Lub inna forma adresu używana w Twojej firmie.

CC swojego kierownika. Jesteś w trybie „gorącego ziemniaka”, więc oni też. Mogą być o to pytani, więc od teraz przechowuj je w CC dla wszystkich dalszych zmian, aby mogli na bieżąco śledzić sytuację.

Dwukrotnie sprawdziłem folder ze spamem, ale nie mogłem znaleźć wszelkie powiadomienia, że ​​podane dane są niekompletne lub ograniczone; ani prośby o dalsze próbki. Jeśli podasz mi nazwisko i datę osoby, która wysłała opinię, upewnię się, że zespół IT zbada i rozwiąże problem.

Nie spodziewałbym się, że ktokolwiek wystąpi naprzód i ogłosi, że wysłał e-mail, którego tak naprawdę nie zrobił, ani że nikt nie potępi kolegi. Oczekuje się, że będą milczeć i nic więcej nie zostanie powiedziane. Jeśli wyślą nazwisko, postępuj zgodnie z instrukcjami i poproś zespół IT o zbadanie; kto wie, może być autentyczny!

W międzyczasie zadzwonię, aby dokładnie wyjaśnić, w jaki sposób brakuje dostarczonych próbek i upewnić się, że ustalimy, jakie są dobre próbki, a następnie wyślij nową paczkę próbek.

Natychmiast wróć do pracy; ma pierwszeństwo przed „małym” problemem powyżej i pozwala uniknąć niezręczności. Czas pokazać, że jesteś proaktywny i że rozwiążesz problemy. Ponieważ komunikacja asynchroniczna nie powiodła się, przejdź do komunikacji synchronicznej: zadzwoń lub upuść się przy biurku. Jeśli nie mogą pomieścić, zaplanuj spotkanie (telefoniczne lub fizyczne).

Pozdrawiam,
- podpis -

Zakończ wszystkie właściwe formularze.

Będziesz chciał wyjść ślad, że nie mogą zrzucić na ciebie winy po raz drugi, więc po zebraniu (celu!) wymagań, natychmiast wyślij je do grupy. Jeszcze raz CC swojego kierownika.

Śmiało i zbierz nowe próbki, upewnij się, że spełniają określone wymagania. Wyślij je e-mailem, powiadom swojego przełożonego.

I na koniec, po 2 dniach bez informacji o jakości próbek, sprawdź z nimi dwukrotnie. Szybki telefon lub wpadnięcie przy biurku: „Czy dostałeś XXX? Czy są wystarczająco dobre?” ... następnie odpowiedz na e-mail, w którym wysłałeś próbki i udokumentuj odpowiedź „Cześć X, jak omówiliśmy, proszę o informację zwrotną, jaką masz po sprawdzeniu próbek”. ¹ lub „Cześć, X potwierdził, że próbki wyglądają dobrze. Daj mi znać inaczej”.

I to na razie wszystko.

Uważaj na ten zespół w jednak przyszłość. Jeśli próbują zrzucić winę na Ciebie za spóźnienie, mogą znaleźć inne dogodne wymówki. Więc dokumentuj wszystko w przyszłości.

¹ To, czy sprawdzisz po raz drugi, zależy od Ciebie; Nie zrobiłbym tego, chyba że poprosiłbym o to mój kierownik.

Anegdota

Pracowałem w bardzo duża firma i chociaż większość ludzi, z którymi miałem okazję pracować, była profesjonalistami ... kilku zawsze próbowało zrzucić winę na kogoś innego. Gdy pierwszy raz spadło na mnie, byłem dość zaskoczony. Nauczyłem się jednak ważnej lekcji: bądź niezawodnie uprzejmy i wszechstronny, oferuj oferty, ale dokumentuj wszystko.

Wciąż pamiętam kilka lat później, kiedy pracowałem nad projektem wrażliwym na czas, kiedy podczas jednego z comiesięcznych spotkań z dyrektorem projektu lider zespołu (z innego zespołu) obwiniał mnie o brak postęp, na żywo! Uczucie, że wszyscy w pokoju nagle budzą się, by na ciebie spojrzeć, jest naprawdę niepokojące. Wyraz zażenowania na twarzy wspomnianego lidera zespołu, kiedy sprawdziłem swoje notatki i oznajmiłem, że wykonałem swoją część - na czas - i wysłałem mu e-mail 2 lub 3 dni wcześniej, był całkiem satysfakcjonujący. Sposób, w jaki skurczył się, gdy dyrektor projektu rzucił się na niego, pytając, jak mógł przegapić ten e-mail i kazanie, które się z nim wywiązało, było wprawdzie niezręczne ... ale nigdy później nie próbował zrzucić na mnie winy.

Problem z obroną przed takimi rzeczami polega na tym, że zachowanie obronne niezmiennie sprawia, że ​​wyglądasz źle, nawet jeśli masz całkowitą rację. Nie rozwiązuje to również niczego na przyszłość.

Wygląda na to, że może być tu również głębszy problem: po prostu nie masz tak dużego kontaktu z drugą stroną. Czekasz, aż odeślą Ci wiadomość, a oni tego nie robią, a między każdą z wiadomości w Twoim pytaniu mija miesiąc. Powodów może być wiele i prawdopodobnie druga strona jest winna, ale nadal jest to problem w Twojej organizacji, który wymaga rozwiązania, a Ty jesteś łącznikiem między zespołami.

Myślę, że byłoby lepiej porozmawiać z ludźmi z innego zespołu osobiście , pokazać im, że fakt, że nie odpowiedzieli na Twoje e-maile, sprawia, że ​​zajrzysz do poczty kierownika projektu, a następnie wymyśl lepszy sposób komunikować się w przyszłości. Może możesz dzwonić do siebie raz w tygodniu, aby upewnić się, że nic takiego się nie dzieje, nic takiego. I oczywiście omówisz, jakiego rodzaju danych faktycznie potrzebują, i dostarczysz im je.

Następnie druga strona może wysłać wiadomość do odbiorców oryginału, mówiąc że jest to spowodowane przez nich, ale nieważne - o tym rozmawiano, aw przyszłości oboje zapobiegniecie tego rodzaju sytuacjom, wykonując a, bi c.

Nie wyglądasz na defensywnego , problem kierownika projektu został rozwiązany, wszyscy wyglądacie profesjonalnie.

Wyraźny brak opinii nie jest nieprofesjonalny. Sposób, w jaki to robisz, może być nieprofesjonalny, więc musisz być bardzo ostrożny.

IMHO najważniejsze pytanie brzmi: Czy ufasz swojemu przełożonemu?

Jeśli tak, powinieneś absolutnie zapytaj swojego kierownika, jak sobie z tym poradzić. Twój przełożony może chcieć dać Ci wgląd w to, co będzie najlepsze, lub nawet zdecydować, jak sobie z tym poradzić.

Jeśli nie, powinieneś uprzejmie odpowiedzieć. Pamiętaj, że nadal istnieje szansa, bardzo mała, ale niezerowa, że ​​odpowiedzieli ci i ich odpowiedź została utracona z przyczyn technicznych. Nawet jeśli tak się nie stało, obwinianie go o jakąś awarię techniczną daje im wyjście z zachowaniem twarzy i pokazuje, że nie jesteś agresywny.

Możesz spróbować napisać coś w następujący sposób:

Potwierdzenie przeczytanego e-maila. Odwołanie się do dwóch poprzednich e-maili, nie zapominając o podaniu dat. Zapraszam do cytowania wspomnianych e-maili i / lub ponownego załączenia odpowiedniego zbioru danych. Wspomnij o możliwych problemach technicznych, które mogą spowodować, że ich odpowiedź nie dotrze. Zaproponuj działanie, które możesz chcieć podjąć, na przykład skontaktowanie się z pomocą techniczną w celu sprawdzenia brakujących wiadomości e-mail lub zaplanowanie spotkania z nimi w celu omówienia problemów.

Nie zapomnij pozostawić ślady dla wszystkich swoich działań. Próbowali sprawić, by wyglądało to tak, jakbyś nie wysłał zbioru danych, mimo że istnieje pisemny dowód, że to zrobiłeś. Jeśli zdecydujesz się na spotkanie 1 na 1 z nimi, zachowaj notatki ze spotkania dla siebie, a następnie wyślij je pocztą e-mail lub dodaj je do jakiejś wewnętrznej wiki, jeśli jest coś podobnego. W razie potrzeby dodaj swojego menedżera do DW. Dotyczy to również Twoich przyszłych interakcji z tym zespołem.

Dość mocno zgadzam się z odpowiedzią Kilisi. Ponieważ jednak jesteś oficjalnym łącznikiem z drugim zespołem, załatwienie tego może leżeć w Twoich kompetencjach.

Wydaje się, że czas na rozmowę twarzą w twarz (czat wideo, jeśli to niemożliwe). Ustawienie 1 na 1 będzie najlepszym miejscem, w którym możesz delikatnie wskazać, że poprosiłeś o informację zwrotną i nie doceniasz wezwania bez próby zaangażowania się najpierw. Postaraj się mieć jasność co do tego, ale skup się na tym, aby znaleźć się na tej samej stronie, czego wymagają od Ciebie, i upewnić się, że w przyszłości będziesz w stanie lepiej się komunikować. Pamiętaj, aby powtórzyć swojemu menedżerowi wynik tej rozmowy.

Podziękuj im za informację zwrotną i wyślij współczucie, że spowodowali niedogodności, ale teraz jesteś w trudnej sytuacji, ponieważ ich opinie nie były aktualne (uwzględnij oś czasu). Możesz być w stanie im pomóc, ale nie musisz, ale zaproponuj, że zrobisz wszystko, co w rozsądnym zakresie możesz (co stawia ich problem z powrotem).

Zacząłbym od sprawdzenia, czy to nie pomyłka ani w ogóle skierowane do Ciebie ... ponieważ takie rzeczy zdarzają się w podzielonych grupach.

• Skieruj e-mail do kierownika projektu
• Skopiuj wiadomość e-mail do swojego szefa - musi wiedzieć, że zaraz dojdzie do „sporu” z inną grupą. Twój szef prawdopodobnie powinien wiedzieć, zanim przeskoczysz łańcuch dowodzenia - ustnie lub w e-mailu - być może ma wgląd w problem lub woli inne sposoby radzenia sobie z sytuacją.
• Nie dołączaj dodatkowych wiadomości e-mail jako dowodu, jesteś profesjonalistą. Powiedziałeś, że wykonałeś swoją pracę. Każdy powinien założyć, że wykonujesz swoją pracę - jeśli zadają więcej pytań, &, a następnie przedstawią dowód - będą bardziej prawdopodobne, że później ci uwierzą.

Zauważyłem, że {Wstaw zadanie} zostało oznaczone jako nieukończone. Czy to dotyczyło mojej {wstaw rolę / grupę}? Czy ten stan jest aktualny na dzień dzisiejszy z {Wstaw nazwę grupy wymagającej wymagań}?

Zaczyna się bez robienia wielu założeń & daje dodatkowe informacje.

Wszyscy wiemy, że najprawdopodobniej druga grupa ma coś, czego potrzebuje, ale zapomniała o to poprosić ... więc krok 2 to rozpoczęcie rozwiązywania problemu ...

„Wszystkie podane informacje zostały uzupełnione AFAIK, w tym dniu {wstaw datę 1} & wysłał ponownie tego dnia {wstaw datę 2} - czy chcą odpowiedzieć na którąkolwiek z moich wiadomości, czy też chcą się z nami spotkać, aby przedstawić to w osoba? ”