Zacznij od zadeklarowania, że ​​już zarezerwowałeś ten pokój.

Przepraszam, myślałem, że zarezerwowaliśmy ten pokój, może coś jest nie tak z systemem rezerwacji, czy to działa dla ciebie?

To jasno informuje (w nieco pasywno-agresywny sposób), że jest tu proces, którego należy przestrzegać i pozwala mu powiedzieć, że nie zawracał sobie głowy rezerwacją lub że jest mu przykro, a spotkanie jest ważne lub że użył innego procesu rezerwacji pokoju. Stamtąd możesz załatwić sprawę, czekając lub zmieniając harmonogram / przeprowadzając się.

Niewiele możesz zrobić, jeśli ktoś już tam jest i przez chwilę nie wyjdzie. Wyrzucenie kogoś (zwłaszcza jeśli jest menedżerem) może nie być taktowną odpowiedzią. Nie zapominaj, że nie tylko wyrzucasz gościa z pokoju, ale także wyrzucasz wszystkich jego uczestników spotkania ze spotkania (i nie masz pojęcia, kim są ci ludzie ani jak są ważni).

Ale to, co robimy, to rozwieszanie małych plakatów w pokojach z instrukcjami dotyczącymi rezerwacji i przypomnieniem dla ludzi, aby utrzymywali salę konferencyjną w czystości i porządku.

Jeśli to zachowanie będzie się powtarzać , a następnie omów to z kierownictwem.

To zależy w pewnym stopniu od kultury firmy i tego, jak „akceptowany” jest system rezerwacji sal.

W mojej firmie wszyscy korzystają z systemu i oczekują, że pokój będzie dostępny, gdy go zarezerwujesz. W tym przypadku prawidłowa odpowiedź to „przepraszam, ale mamy teraz miejsce”, a oczekiwanym zachowaniem jest natychmiastowe opuszczenie lokalu przez lokatora, nawet jeśli jest to dyrektor generalny. Jeśli jest to tragiczna sytuacja, squatter może odpowiedzieć „przepraszam, jesteśmy w środku czegoś naprawdę ważnego, czy zechcesz znaleźć inne miejsce” i od tego momentu pracujesz. System istnieje z jakiegoś powodu i nieprzestrzeganie zasad marnuje ogromną ilość czasu dla wszystkich. Kierownictwo wyższego szczebla wie o tym i dlatego nie tylko będzie przestrzegać zasad, ale także będzie wzorem do naśladowania. Wyrzucam ludzi około dwa razy dziennie, głównie dlatego, że przejeżdżają. To zupełnie normalne i nikomu to nie przeszkadza.

Jeśli system rezerwacji jest używany sporadycznie, jest to trafienie lub chybienie, a bardziej dyplomatyczne podejście jest lepsze. Obejdź najpilniejszy problem, a następnie porozmawiaj z przełożonym.

„Hej szefie, system rezerwacji sal oszczędza nam dużo czasu, ale widzę też, że nie wszyscy z niego korzystają lub honorują rezerwacje . Co możemy z tym zrobić? ”

Jeśli jasno określiłeś, że masz zarezerwowany pokój, a druga osoba dała jasno do zrozumienia, że ​​nie opuszcza, wtedy właściwą rzeczą do zrobienia jest odejście: nie możesz nic pomóc konflikt w tym momencie.

Publiczne wołanie ludzi rzadko jest dobrym pomysłem. Pozwoliłbym odejść pierwszemu (chyba że masz bezpośrednie informacje, że to nie jest prawie pierwszy i nie tylko plotki, ale rzeczywiste szczegóły), ale udokumentuj to, a jeśli to się powtórzy, pójdę z tym do twojego przełożonego Informacja. Nie określasz, czy jesteś menedżerem na podobnym poziomie, czy programistą poniżej, ale tak czy inaczej prawdopodobnie dobrze jest przejść o jeden poziom wyżej (a Twój menedżer może podnieść poziom o jeden wyższy, jeśli jesteś programistą, a nie menedżer).

To jest coś, co albo musi pochodzić od rówieśnika, albo od menedżera o wyższej randze. Najwyraźniej inny menedżer nie ceni Twojego czasu i jest skłonny całkowicie Cię zignorować, więc jedyną rzeczą, która może to naprawić, jest powiedzenie mu, że nie może tego zrobić.

To jest problem z zarządzaniem.

Jeśli uważam, że moje zaimprowizowane spotkanie jest warte dla firmy 1 000 000 000 $, a twoje zaplanowane spotkanie jest warte 1000 $ dla firmy, zrobię absolutnie to samo.

Jeśli kierownictwo uważa to samo, spotkanie zostanie odwołane.

Jestem w pełni świadomy, że w przypadku PO prawdopodobnie tak nie jest. Drugi facet to tylko osioł, a jego projekt nie jest cenniejszy niż projekt OP. Ten przykład pokazuje tylko, że sala konferencyjna pozostaje własnością firmy (zgodnie z życzeniem firmy), niezależnie od tego, czy jest zarezerwowana.

Jest to problem z zarządzaniem. Jeśli nie możesz załatwić spraw ze względu na brak zasobów, powinieneś przekazać to kierownictwu.

Powiedz „Szefie, napotykamy przeszkodę w naszym projekcie. Drugi zespół blokuje nasze zasobów i spowalnia nasze postępy. Czy zgadzasz się, że zrealizujemy projekt o kwartał później niż pierwotnie planowano? ”

Jeśli szef mówi, że jest w porządku, a projekt poślizgnie się o kwartał, powinieneś nie mam problemu z facetem, który kradnie twoją salę konferencyjną.

Pewnego razu, gdy Johnson przygotowywał się do opuszczenia lotniska po przemówieniu, sierżant sztabowy armii zauważył, że prezydent zmierza do niewłaściwego helikoptera. Podszedł do LBJ, wskazując: „Panie prezydencie, to jest pański helikopter”. Johnson zarzucił jedną ze swoich ogromnych rąk na ramiona sierżanta i uśmiechnął się: „Synu, to wszystkie moje helikoptery”.

To nie tylko strata czasu i wszystkich zaproszonych na spotkanie, ale także strata pieniędzy zainwestowanych w system rezerwacji. Prawie wszędzie, gdzie kiedykolwiek pracowałem, jest to do pewnego stopnia problem, ale zwykle działa w obu kierunkach, gdy ludzie również rezerwują pokoje, ale nie używają i nie anulują rezerwacji z wystarczającym czasem wyprzedzenia, aby inni mogli korzystać z pokoju.

Zakładam, że osoba, która ci to robi, jest świadoma straconego czasu, ale i widziała to z obu stron. Wolę przyjąć podejście „ustalmy razem kulturę” i przedyskutować to później w ciągu dnia z tą osobą i dojść do porozumienia, że ​​system rezerwacji istnieje z tego powodu, że kierownictwo wyższego szczebla nie musi być zaangażowane w rozwiązywanie spraw w ten sposób i zobowiązując się w obu kierunkach - że oboje nigdy nie będziecie korzystać z pokoju, gdy zostanie zarezerwowany przez innego, a także nigdy nie zarezerwuje pokoju i nie anuluje go co najmniej dzień wcześniej.

Następnym razem, gdy to się stanie, zadzwoń do nich i zacytuj wcześniejszą dyskusję i porozumienie w tej sprawie. To uczciwa gra i rozsądna.

Jeśli nic, co robisz, nie poprawia sytuacji, skontaktuj się ze swoim przełożonym i wyjaśnij wysiłki, jakie podjąłeś, aby współpracować i zmienić kulturę dyscypliny rezerwacji sal konferencyjnych.

Nie wychodziłbym w tej sprawie poza twojego własnego menedżera.

Musisz jasno powiedzieć im, jak marnowany jest czas innych ludzi. Musisz to również zrobić bez dalszej eskalacji sytuacji, ponieważ prawdopodobnie osoba ta przewyższa Ciebie, a bezpośredni konflikt nie będzie dla Ciebie pomocny. Moją radą byłoby zorganizowanie spotkania poza pokojem w pobliżu. Kiedy ludzie pytają dlaczego, bądź szczery. Powiedz im, że zarezerwowałeś pokój, ale jakie to imię ma telefon, że czekasz na zakończenie, zanim będziesz mógł skorzystać z pokoju, więc nie przeszkadzaj mu. Jednak to spotkanie musi się wydarzyć i jest Ci bardzo przykro z powodu hałasu w pozostałej części biura. Pamiętaj, że zajmując pokój, szkodzą reszcie biura i firmie, a nie tylko tobie. Jeśli narzekają na to, będzie jasne, że nie jesteś tutaj złym facetem.

Być może występuje problem z przestrzenią? Jeśli masz dwie witryny do spotkań, może to rozwiązać problem? Jeśli jest to jedyne miejsce i zdarza się, że kierownik potrzebuje miejsca na prywatne rozmowy, to ten problem nie zostanie łatwo rozwiązany, dopóki nie znajdziesz innego miejsca na spotkania, zaimprowizowane lub zaplanowane.

I zasugerowałby spotkanie, lol, aby to omówić i wyznaczyć alternatywne miejsce na spotkania. Nie eliminuje to procedury rezerwacji, po prostu pozwala na rzeczy poza twoją kontrolą jako alternatywę.

Wtedy być może alternatywna przestrzeń byłaby przeznaczona na nieplanowane wydarzenia ... a zatem formalna sala konferencyjna nie byłaby trzeba przerywać tym nieplanowanym wydarzeniom?