Pytanie:
Odpowiadanie na banalne i ciągłe afirmacje podczas konferencji telefonicznej
WonderWoman
2018-08-28 22:25:39 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Mój zespół i ja (przełożony) musimy raz w tygodniu uczestniczyć w konferencji telefonicznej z innym zespołem znajdującym się w innym kraju. Program zazwyczaj polega na dzieleniu się aktualizacjami swojej pracy i próbowaniu jej zrozumienia. Jest trzecia osoba, która nadzoruje te rozmowy i przydziela nam następny zestaw prac później.

Sytuacja

Jeden z członków zespołu po drugiej stronie zawsze używa słów „Ok ',' Widzę ',' W porządku 'itp., Dla każdej linii aktualizacji od każdego członka zespołu. Ta osoba nie jest przełożonym.

Problem

Ilekroć używa się tych słów, są szanse, że przeoczamy, o czym tak naprawdę informuje nas druga osoba. Oczekujemy ciszy od każdej innej osoby; oczekuje się potwierdzenia / recenzji ze strony przełożonego; ale nie od tej osoby.

Kilku moich kolegów z zespołu zgłosiło mi ten problem. Jak grzecznie to rozwiązać?

Edycja Dodawanie tutaj ważnej notatki.

Mój zespół zawsze działa do sali konferencyjnej dla tych połączeń konferencyjnych. I domyślnie wyciszamy go, gdy rozmawia z nami drugi zespół. A druga strona to rzeczywisty klient i członkowie jego zespołu. Zastanawiam się tylko, czy naprawdę mógłbym powiedzieć, że na linii jest hałas i wstrzymać ich komentarze do końca. Zawsze istnieje obawa, że ​​klient się złości, zdenerwuje lub pomyśli, że podnoszę błahą kwestię. Co sugerujesz w tym przypadku? A może za dużo myślę?

Czy jesteś przełożonym swojego zespołu?
@DanPichelman Tak.Jeśli mnie nie ma, jest ktoś inny, kto nadzoruje.To jest na zasadzie rotacji.
Czy komunikujesz się lub rozmawiasz prywatnie z przełożonym po drugiej stronie?A może możesz swobodnie rozmawiać z tą osobą, która stale afirmuje?
Przełożony @DarkCygnus po drugiej stronie - zwykle komunikujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej;wszystko jest związane z pracą.Osoba problemowa - brak komunikacji.
Dlaczego nie mógłbyś na chwilę wstrzymać rozmowy i po prostu powiedzieć wszystkim, że trudno jest zrozumieć osobę i potrzebujesz absolutnej ciszy ze strony wszystkich oprócz mówcy?* „Przepraszam Bob, nie chcę ci przerywać, czy każdy może nie mówić nic do telefonu, gdy ktoś mówi? Bardzo trudno jest zrozumieć, co mówi Bob.” *
Czy nie możesz wyciszyć wszystkich pozostałych uczestników oprócz tego, który powinien mówić?
Czy inny kraj to Japonia?
Żeby tylko sprawdzić: czy wiesz, * kim * jest ta osoba?A może to tylko ktoś z zespołu i nie wiesz, kto?
@Lilienthal Tak.Każdy wie, kim jest ta osoba.Głos jest dość zdefiniowany.
@BaileyS Nie.Nie w Japonii.;)
@NKCampbell To dużo pracy, prawdopodobnie tak samo rozpraszającej, jak problematyczny kolega.
Czy istnieje wspólny język podstawowy między zespołami?A może spotkanie jest w głównym języku jednego zespołu, a drugim w drugim?
Czy mógłbyś w jakiś sposób zmienić format konferencji z „zawsze włączonej” na „naciśnij i mów”?Pod pretekstem wycięcia jakiegoś szumu w tle czy czegoś takiego.Wątpię, żeby ta osoba zawracała sobie głowę wciskaniem przycisku na każde „ok uh-huh ah-hah”.
@KevinMcKenzie Oba podstawowe języki zespołu to angielski podczas komunikacji między sobą.Mój zespół składa się ze wszystkich Indian o różnych językach ojczystych.Drugi zespół, nie jestem do końca pewien.Ale jest kilka osób, których językiem ojczystym nie jest angielski.Istnieje możliwość, że jest to również ich drugi język.
Kiedy ta osoba mówi przez kogoś lub nie rozumiesz, powiedz: „Przepraszam osobę x, nie zrozumiałem tego, co mówił Joe, zanim się odezwałeś”.Zrób to wystarczająco dużo razy, a otrzymają wiadomość.
Pięć odpowiedzi:
#1
+90
jcmack
2018-08-28 22:31:35 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Ponieważ jesteś przełożonym jednej z drużyn, możesz powiedzieć wszystkim podczas rozmowy, że nie słyszysz aktualizacji statusu członka zespołu, gdy ktoś inny na linii mówi lub na linii słychać hałas. Możesz poprosić wszystkich członków zespołu, aby wstrzymali swoje komentarze i odpowiedzi, dopóki członek zespołu nie skończy podawać aktualizacji. Możesz posunąć się do tego, że wszyscy wyciszają swoje linie, dopóki ktoś nie skończy.

Czy zasugerowałbyś również OP, aby zrobił to z * innym * zespołem, tym, który nie jest pod ich nadzorem?Osoba, która ma problem, jest w innym zespole, a nie OP
Dobry chwyt.Powiedziałbym to obu drużynom.
Jeśli ważne jest, żebym słyszał i rozumiał, co się dzieje, wspomniałbym o tym, nawet gdybym nie był przełożonym.
Po co zwracać się do grupy, a nie do jednej osoby, która faktycznie to robi?Jest to klasyczny błąd zarządzania i zwykle wszyscy * oprócz * celu tego ogłoszenia wiedzą, o kim jest.
Błąd zarządzania @Lilienthal czy nie, ponieważ dana osoba nie pochodzi z zespołu PO, może to być postrzegane jako pośredni ruch w celu wykluczenia tej osoby z innego zespołu (zwłaszcza, że OP jest przełożonym) ... W tym konkretnym przypadku, zwrócenie się do całej grupy będzie miało taki sam efekt, jak wyciszenie wszystkich innych mikrofonów (a osoba, o której mowa, może zrozumieć, dlaczego ta prośba została wysłana później i docenia, że nie został wskazany jako czarna owca przez drugi zespół).
@jcmack Mój zespół zawsze udaje się do sali konferencyjnej na te połączenia konferencyjne.I domyślnie wyciszamy go, gdy rozmawia z nami drugi zespół.A druga strona to rzeczywisty klient i członkowie jego zespołu.Zastanawiam się tylko, czy naprawdę mógłbym powiedzieć, że na linii jest hałas i wstrzymać ich komentarze do końca.Zawsze istnieje obawa, że klient się złości, zdenerwuje lub pomyśli, że podnoszę błahą sprawę.Co sugerujesz w tym przypadku?A może za dużo myślę?
@SandyC Zastanawiasz się nad tym.Jeśli masz klienta, który zaplótłby swoje zbiorowe spodenki w węzeł na czymś tak prostym, i tak i tak będziesz miał z nimi problem.
#2
+44
Neo
2018-08-28 22:38:31 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jak grzecznie to rozwiązać?

Ta osoba próbuje tylko pokazać, że jest zaangażowana w rozmowę . Nie zdają sobie sprawy, że powodują problem.

Proponuję spróbować czegoś takiego: „ OK, od teraz zamierzamy nieco zmienić połączenie. Zachowaj wszystkie komentarze do końca. „Innym podejściem, które możesz zastosować, jest nakazanie wszystkim wyciszenia linii do końca połączenia, jak sugerował jeden z komentarzy.

Albo tych podejść powinno przynieść oczekiwane rezultaty bez wyodrębniania nikogo. Jeśli zachowanie pracowników nie ustąpi, szybko powiedz „ Hej, zachowaj wszystkie komentarze do końca ”.

Jeśli po tym nadal masz problemy, wyślij e-maila do całego zespołu, w tym tego menedżera osoby ze zmianą w zakresie sposobu działania połączenia.

Jedynym problemem w tym rozwiązaniu jest to, że osoba może nie postrzegać swoich „w porządku”, „ok” i „widzę” jako komentarze, ale naturalne reakcje na rozmowę.Być może w tym przypadku, jak wspominali inni, lepiej byłoby po prostu zwrócić uwagę na prawdę: „zanim zaczniemy, powstrzymaj się od dodawania jakichkolwiek uwag, zanim ktokolwiek skończy mówić, abyśmy wszyscy mogli go wyraźnie usłyszeć”.
#3
+21
noslenkwah
2018-08-29 00:54:50 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Nie zgodziłbym się, że dokonywanie pośrednich komentarzy na temat „Wstrzymywania komentarzy do końca” lub „Zachowaj ciszę” to dobry sposób na poradzenie sobie z tą sytuacją. Oba te pośrednie komentarze sprawiłyby, że ktoś, kto ma pozytywny wkład w rozmowę lub ktoś, kto potrzebuje wyjaśnień, nie pytałby. Z pewnością nie jest to zamierzony rezultat. Osoba może nie łączyć posiadania „komentarzy” ze swoimi „OK” i „W porządku”. W końcu nie są wystarczająco świadomi siebie, aby zdać sobie sprawę z zakłóceń, jakie powodują.

Z doświadczenia wynika, że ​​problemy najlepiej rozwiązać, gdy bezpośrednio zajmują się problemem. Czekałbym, aż to się stanie podczas następnego połączenia, i wstrzyknę coś takiego:

Ktoś ciągle mówi „ok” i „w porządku”. Zatyka linię i nie rozumiem rozmowy. Czy możemy to zatrzymać? Dzięki.

Dobra odpowiedź, ale nadal wolałabym powiedzieć to z góry, zamiast czekać, aż ktoś zrobi to źle (i jesteś prawie pewien, że tak zrobi), a następnie powiedzieć wszystkim obecnym, że ta osoba jest problemem.Częścią grzeczności powinno być unikanie zawstydzenia drugiej osoby w ten sposób.
@T.E.D.Właściwie myślałem dokładnie o tym, o czym wspomniałeś.Jeśli zrobi się to natychmiast po tym, jak to się stanie, brzmi to jak drobna niedogodność, którą chciałbym się zająć, podczas gdy jeśli zrobię to na początku spotkania, oznacza to, że problem był duży i zastanawiałem się nad tym.Osobiście byłbym bardziej zawstydzony, wiedząc, że spowodowałem duży problem, który należało rozwiązać na początku, niż drobny, który został poprawiony na miejscu.
Rozumiem, co mówisz.Myślę, że to wszystko w dostawie.
Czy poleciłbyś „Ktoś ciągle powtarza” zamiast zwracać się bezpośrednio do tej osoby?(Zakładam, że OP wie, kto właściwie to robi, chociaż myślę, że to może nie jest jasne).
@Lilienthal, jeśli masz na myśli rozmowę telefoniczną, myślę, że TED powiedział to ładnie: „Częścią grzeczności powinno być unikanie zawstydzania drugiej osoby w ten sposób”.Nie wyodrębniasz kogoś, kto popełnia błąd, chyba że ciągle przeszkadza lub nie chcesz, aby poczuł się zawstydzony.
@Erikus Problem polega na tym, że albo zdadzą sobie sprawę, że chodzi o nich, i nadal będą czuć się zawstydzeni.Albo nie zrobią tego, a wtedy to w ogóle nie pomoże.Aby obejść ten problem, należy porozmawiać z osobą poza rozmową i powiedzieć jej, co się dzieje.Moim zdaniem jest to bezpośredni i rozważny sposób rozwiązania tego problemu.
@Lilienthal zgodził się, ale to zadanie przełożonego drugiego zespołu.Przełożony Zespołu A nie może bezpośrednio dzwonić do członka Zespołu B (niebędącego nadzorcą), zwłaszcza gdy Zespół B jest klientem Zespołu A.Przełożony A może bezpośrednio zadzwonić do przełożonego B i poprosić go o rozmowę z osobą powodującą problem.
#4
+15
Ertai87
2018-08-28 22:36:20 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jako ktoś, kto robi to w prawdziwym życiu (nie robię tego tak często przez telefon, ale czasami to robię), chodzi o różnicę między „słuchaniem aktywnym” a „słuchaniem pasywnym”. Jeśli jestem „aktywnym słuchaniem”, czym powinieneś być, jeśli słuchasz czegoś ważnego, takiego jak aktualizacja, po prostu robię to odruchowo.

Mówiąc osobiście, to, na co odpowiadałbym, to przypomnienie, aby zachować linia wolna od szumów (nie bezpośrednia, to żenujące, ale ogólne „proszę o ciszę na linii”). Myślę, że część problemu polega na tym, że część praktyki aktywnego słuchania polega na tym, że mówca otrzymuje uznanie, że to, co mówi, zostało usłyszane. Powiedzenie (jako lider zespołu), że to uznanie nie jest konieczne, byłoby dobrym pierwszym krokiem.

Członek drugiego zespołu stara się okazywać szacunek, ale po prostu przesadza, po prostu powiedz mu, żeby pociągnął trochę z powrotem i powinno być dobrze :)

Najpierw mówisz mu, żeby nie mówić mu bezpośrednio, ale zwracasz się do grupy, a następnie mówisz „powiedz mu, żeby to cofnął”, co tak naprawdę polecasz?
Jeśli słuchasz czegoś ważnego, takiego jak aktualizacja, to naprawdę ważne jest _nie_ mówienie do osoby, która ją podaje, zwłaszcza gdy nie dodajesz żadnych nowych informacji, pomimo modnych słów „pasywnych / aktywnych”.
@Lilienthal Aby zwrócić się do grupy, grupa obejmuje go, dlatego „powiedz mu, żeby ją cofnął” i „adresowanie do grupy” to to samo.
#5
+1
DigitalBlade969
2018-08-29 21:44:19 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Jeśli jest to możliwe do uniknięcia i nie jest to wymagane / właściwe w danym momencie, nie powinieneś upominać / zawstydzać kogoś podczas połączenia konferencyjnego, zwłaszcza jeśli osoba ta nie jest pod twoim nadzorem.

Skontaktuj się z osobą przełożoną prywatnie i wyjaśnij problemy związane z utratą danych w wyniku takiego zachowania.

Założę się, że to koniec.

Jeśli nie, skontaktuj się z przełożonym.



To pytanie i odpowiedź zostało automatycznie przetłumaczone z języka angielskiego.Oryginalna treść jest dostępna na stackexchange, za co dziękujemy za licencję cc by-sa 4.0, w ramach której jest rozpowszechniana.
Loading...