Nie, zostaw to tak, jak jest.

W takich sytuacjach przeprowadź szybką analizę korzyści wynikających z wykonywania / nie wykonywania czynności.

• Korzyści: przejrzystość wysyłanych e-maili, wrażliwe na klienta
• Wada: więcej e-maili w skrzynce odbiorczej, wyglądające na zbyt przepraszające, możliwość, że klient w rzeczywistości nawet nie otrzymał podwójne e-maile.

Następnie skrytykuj korzyści:

• Przejrzystość e-maili: Gdybym wysłał dwa identyczne e-maile w tym samym czasie, założyłbym, że błąd informatyczny. Nadmierne przeprosiny mogą być również postrzegane jako samoocena, nieprofesjonalne, irytujące lub niekompetentne, gdy są niepotrzebne.

Wtedy powinieneś być w stanie dojść do rozsądnego wyniku, zważając korzyści i straty.

Wyślij kolejną wiadomość e-mail do odbiorcy tylko wtedy, gdy będzie to coś, o co mógłby się martwić, na przykład wiadomość e-mail z napisem „dziękuję za zamówienie, a my obciążymy Twoje konto kwotą 2345 USD” - jeśli otrzymam tę wiadomość dwukrotnie, martwiłbym się, że wystawisz mi rachunek dwukrotnie.

Nie martwiłbym się tym. Zrozumieją, że to pomyłka i zignorują jedną z nich.

Problemy pojawiałyby się tylko wtedy, gdyby w jednej z tych wiadomości były inne subtelne szczegóły.

Jeśli masz pewność, że dwa wysłane przez Ciebie e-maile to dosłowne kopie , nie musisz przepraszać. Zdarza się to dość często i każda rozsądna osoba powinna być w stanie dość szybko usunąć zduplikowaną wiadomość e-mail, jeśli nie zostanie ona automatycznie odrzucona przez serwer lub komunikator. W rzeczywistości zmarnujesz więcej czasu swojego klienta, pisząc do niego przeprosiny.

Jeśli jest szansa, że ​​dwie wiadomości są choćby nieznacznie różne, napisz wiadomość uzupełniającą, informując, która wiadomość jest właściwa . Nawet niewielka różnica (na przykład dodanie „RE:” do tematu lub zmiana podpisu) może być myląca. Jeszcze gorzej jest, gdy brakuje ważnego szczegółu (załącznika, linii zatwierdzenia), ale poza tym wiadomości wyglądają identycznie.

Jako odbiorca wolałbym otrzymać powiadomienie, że nadawca był świadomy błędu, więc nie muszę się martwić, że istnieje jakaś różnica między pozornie identycznymi wiadomościami e-mail, które być może będę musiał uwzględnić. Coś takiego jak poniższe byłoby świetne:

Krótkie ostrzeżenie: mój program pocztowy mógł wysłać ci dwie kopie tego ostatniego e-maila zatytułowanego [...]. Powinny być identyczne i możesz po prostu zignorować jeden z nich. Przepraszamy za hałas.

Oczywiście można to dostosować tak, aby było mniej / bardziej swobodne, odpowiednio do odbiorcy.

(Jeśli korzystasz z Outlooka lub klienta poczty obsługującego przywoływanie wiadomości)

Możesz przywołać drugą wiadomość (możesz też dodać wiadomość wzdłuż linii

Proszę przyjąć moje przeprosiny - przez pomyłkę wysłałem tę wiadomość dwa razy. Możesz odrzucić tę kopię

Możesz także spróbować aby usunąć nieprzeczytane kopie zduplikowanej wiadomości, więc w niektórych przypadkach, jeśli jej nie przeczytali, nawet jej nie zobaczą.

W innych przypadkach może zastąpić Twój duplikat e -mail z twoją wiadomością, więc w żadnym z tych scenariuszy nie dostaniesz trzeciej wiadomości, po prostu uporządkujesz i wyjaśnisz swój bałagan.

To całkowicie pozwala uniknąć nieporozumień, ponieważ odbiorca może założyć różnica między nimi a drugą różni się od pierwszej.

Pozwala to również uniknąć kłamania i mówienia, że ​​serwer musiał wysłać to dwa razy, co może skłonić kogoś do rozpoczęcia badania, dlaczego tak się stało.