Pytanie:
Co zrobić, gdy oczekuje się, że odpowiesz na wiadomość z udziałem kilku osób, ale w międzyczasie przedstawiłeś swoje stanowisko osobiście?
stackzebra
2020-01-06 18:26:02 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Rozważ taki scenariusz:

Kolega z pracy (czy to szef, czy inny współpracownik, któremu powierzono zadanie koordynowania czegoś) wysyła e-mail do kilku osób, w tym do Ciebie, przy czym oczekuje się, że wszyscy odpowiesz i umieść innych w cc.

Teraz idziesz do toalety i przypadkowo spotykasz tego nadawcę poczty i osobiście przedstawiasz mu swoje stanowisko, na przykład „Co do tego e-maila - wszystko działa dla mnie”.

Teraz jesteś w niezręcznej sytuacji:

  1. Jeśli odpowiadasz pocztą „Wszystko działa dla mnie”, to dziwne dla tej osoby, dlaczego piszesz to ponownie, ponieważ właśnie im to powiedziałeś osobiście.
  2. Jeśli nie odpowiesz na tę wiadomość, inne zaangażowane osoby zauważą, że nie odpowiedziałeś, i mogą pomyśleć, że jest to wyraz pogardy lub zaniedbania.

Co zrobić?

Co właściwie jest niezręczne w mówieniu innym, że o tym rozmawiałeś?Po prostu nie rozumiem.
Jak to jest niezręczne?Pozostali odbiorcy oryginalnej wiadomości e-mail nie brali udziału w rozmowie na korytarzu i nadal mogą oczekiwać od Ciebie odpowiedzi.
Chciałbym również powtórzyć pytanie postawione w poprzednich dwóch komentarzach: czy możesz wyjaśnić * jak * i * dlaczego * byłoby to niezręczne?W rzeczywistości uważam, że jest odwrotnie: myślę, że byłoby niezręczne, aby osoba, z którą rozmawiałeś, * nie * wysyłała kolejnej wiadomości e-mail, ponieważ ta osoba będzie się teraz zastanawiać: czy * ty * zamierzasz poinformować innych odecyzja czy przekazałeś im tę odpowiedzialność?(* To * byłoby * naprawdę * niezręczne, mówiąc innym „Wszystko działa dla Jima”.) Czy zamierzasz odpowiedzieć na tego e-maila w późniejszym czasie?Czy zamierzasz poinformować wszystkich osobiście?
„Zgodnie z naszą osobistą rozmową: X”.Zwykle używam e-maili do śledzenia dyskusji.Trudno jest śledzić rozmowy osobiste lub rozmowy telefoniczne lub spotkania.Po spotkaniu zazwyczaj wysyłam podsumowanie tego, o czym rozmawialiśmy, prosząc uczestników o sprawdzenie, poprawienie i dodanie, jeśli coś jest nie tak lub brakuje.
To wcale nie jest niezręczne
Marzę o świecie, w którym ludzie potwierdzają to, o czym rozmawialiśmy osobiście w mailu.Uratowałbym mnie przed przypomnieniem im, na co wszyscy zgodziliśmy się, kiedy zapomną w przyszłym tygodniu !!
Nie powinno to być wcale niezręczne, nawet jeśli nie ma innych odbiorców, a ślad poczty jest tylko między wami.Cały czas wysyłam wiadomości „tylko po to, aby potwierdzić, jak omówiono wcześniej…”.Zwykle jest to po prostu dobra dokumentacja.Czasami może to zaoszczędzić wiele przyszłych kłopotów, ponieważ jeden z nas pomylił jakiś szczegół lub całkowicie wybrał niewłaściwy koniec kija podczas mniej formalnej interakcji - e-mail daje szansę na naprawienie takiego nieporozumienia, zanim stanie się problemem.
Pięć odpowiedzi:
Sourav Ghosh
2020-01-06 18:27:55 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Co robić?

Postępuj zgodnie z tym procesem. Pojawił się e-mail wymagający odpowiedzi e-mailowej. Wyślij to.

Fakt, że spotkałeś ich osobiście, nie ma tutaj znaczenia. Istnieją dwa powody, dla których powinieneś nadal wysyłać odpowiedź e-mail:

  1. Jeśli z jakiegokolwiek powodu odniesienie do odpowiedzi jest potrzebne po 6 miesiącach (lub nawet po 6 godzinach) ), e-mail nadal tam będzie, pamięć dyskusji w toalecie będzie / nie może.

  2. Spotkałeś jedną osobę (pierwotnego nadawcę), ale jeśli jesteś oczekuje się, że poinformuje wszystkich innych z oryginalnego e-maila, nie poznają Twojej opinii, dopóki nie wyślesz odpowiedzi.

Ponadto podczas rozmowy w toalecie możesz powiedzieć coś w stylu: „Ok, umieszczę to w wiadomości e-mail, aby inni też byli na bieżąco”.(a wtedy osoba może powiedzieć: „ok” lub „niepotrzebne” i wiesz, co robić).
@PieterB, a jeśli zapomnisz o tym wtedy, możesz po prostu poprzedzić swój e-mail słowem „Jak wspomniałem Bobowi, kiedy wpadłem na niego wcześniej” lub podobnym.W ten sposób Bob wie, że nie ma tam żadnych nowych informacji i może przestać czytać.
Jeśli ma być bardziej formalne: „Aby wcześniej informować wszystkich o naszej nieplanowanej dyskusji, oto krótkie podsumowanie:”
Aby kontynuować tę odpowiedź - na początku wiadomości e-mail może być napisane „Po dyskusji z Bobem ...”
Kaz
2020-01-06 18:56:36 UTC
view on stackexchange narkive permalink

W tym przypadku, ponieważ w rozmowie e-mailowej biorą udział inne osoby, nadal powinieneś odpowiadać wszystkim, aby wszyscy byli na bieżąco.

Nawet jeśli jest to tylko jeden na jeden, i tak często piszesz e-maile. Coś w rodzaju:

Tylko po to, aby przedstawić naszą dyskusję na piśmie:

Oto [co uzgodniliśmy / co robimy / czego potrzebuję od ciebie do [termin ]] itp.

Dzieje się tak, ponieważ o rzeczach wspomnianych osobiście łatwo się zapomina, zwłaszcza gdy minie jakikolwiek czas, podczas gdy e-maile są archiwizowane, można je przeszukiwać, a niezmienny rekord można odnieść do.

Na końcu można również umieścić zrzeczenie się odpowiedzialności, takie jak „Uprzejmie popraw, jeśli coś jest nie tak”, znowu wszystko zależy od sytuacji i tego, kim jest nadawca.Gdyby to był rówieśnik, mogłoby to być przesadą.
Może też być o wiele mniej formalne.„Cześć wszystkim: Joe, dzięki za naszą rozmowę. Wszystko, powiedziałem Joe, że ...”
Borgh
2020-01-06 18:43:35 UTC
view on stackexchange narkive permalink

To zależy:

  1. Jakie to pytanie? "hej, kto chce iść na obiad?" to inne pytanie niż „hej, czy mógłbyś zgarnąć dla Bigclienta?”

  2. Czy ta rozmowa wymaga Twojej wyraźnej zgody, czy po prostu braku sprzeciwu? Jeśli jest to drugie, możesz uniknąć e-maili, jeśli pierwszy, to papierowy ślad jest miły dla wszystkich zaangażowanych.

  3. Czy dla innych CC ma znaczenie, co odpowiesz? Jeśli dostałeś część zadania, a ktoś inny dostał drugą połowę, dobrym pomysłem jest porozumienie się z partnerem.

Połączenie tych trzech czynników oznacza, że ​​są tylko jeden rodzaj e-maili, na które możesz odpowiedzieć ustnie: taki, który nie ma znaczenia dla firmy, na który nie musisz komunikować się z osobą wysyłającą pocztę i gdzie nikogo to nie obchodzi.

Wiele miejsc pracy ma inne narzędzia do nieformalnej komunikacji: Slack, MS Teams lub coś podobnego. Jeśli tak jest, użyj tych. Istnieją wyraźne zalety oddzielenia „poważnych” i nieformalnych strumieni komunikacji.

* „Proszę używać Slacka lub innego narzędzia do czatowania do jednokierunkowego przesyłania wiadomości.” * Muszę temu przeciwdziałać;posiadanie tylko jednego środka komunikacji pisemnej (np. e-mail) ma mocne dyskusyjne zalety (takie jak znajomość), a AFAIK nie ma dowodów na to, że poczta elektroniczna jest mniej skuteczna niż czat w przypadku jednostronnego przesyłania wiadomości.
Muszę wstrzymać swój głos na tę odpowiedź: Dodaj uzasadnienie, dlaczego „Slack, zespoły lub jakiekolwiek inne narzędzie do czatowania tego rodzaju wiadomości” jest lepsze niż bieżąca konfiguracja dla OP.** [potrzebne źródło] ** - Opinie są w porządku, jeśli są poparte dowodami.W przeciwnym razie to tylko hałas.
@StephanBranczyk rozglądający się po Asanie wydaje się być bardziej formalnym narzędziem do śledzenia zadań, co nie jest tym, o czym mówię.
@SeldomNeedy: Twoja pozycja po prostu nie jest poparta rzeczywistością, tj. Ludzie nie używają po prostu poczty elektronicznej do całej komunikacji pisemnej (cyfrowej), ponieważ po prostu nie jest to najlepsza opcja we wszystkich przypadkach.Klienci komunikatorów internetowych sprzyjają swobodnej i szybkiej wymianie informacji, podczas gdy e-maile są bardziej korzystne w przypadku komunikacji zewnętrznej, komunikacji formalnej lub wiadomości o dużej gęstości informacji.Sugerowanie, aby cała komunikacja odbywała się przez jeden kanał, doprowadzi po prostu do ważnych i głupich wiadomości, które będą mieszane w tym samym kanale, co będzie zirytować wszystkich zaangażowanych.
Przeformułowanie trochę pomogło, ale tekst linku „wyraźne zalety” jest oznaczony tagiem;zalety wymienione przez autora nie są kwantyfikowane.W związku z tym nie jest jasne, czy zalety przeważają nad danymi wadami, czy też w jakich sytuacjach / organizacjach tak jest.
@Flater Miałam na myśli komunikację „pisemną”, a nie „całą”.Ponieważ wydaje się, że zgadzasz się z osobą odpowiadającą, chciałbym wiedzieć, czy stwierdzenie „Klienci komunikatorów internetowych są przychylni…” zostało rozpatrzone ilościowo.W przeciwnym razie zaryzykowałbym, że to naprawdę sprowadza się do (wieku i) preferencji osoby i jej współpracowników;w moim miejscu pracy do wszystkiego, co jest napisane, używam poczty elektronicznej i nikt (czytaj: przeciwieństwo „wszystkich”) nie denerwuje się, gdy w piątek pojawia się żart.
@SeldomNeedy: Czy Twoje twierdzenie, że nikt nie denerwuje się Twoją pracą, zostało przeanalizowane ilościowo?A co powiesz na niejawne twierdzenie, że korzystanie z klienta komunikatora internetowego w jakiś sposób wywoła więcej irytacji, a nie po prostu nie ma znaczenia?Wygląda na to, że grasz tutaj w podwójny standard, gdzie twoje odważne domysły i implikacje są w jakiś sposób bardziej istotne niż czyjeś obserwacje i doświadczenia.
@Flater Odpowiedź łączy opinię, a ja skomentowałem moją * inną * opinią.Więc jesteśmy tam całkiem nieźle.Tę odpowiedź można poprawić, łącząc dowody, kropka.
@SeldomNeedy nie będzie.To nie jest coś, co można zbadać poza sondażem.Niektórzy wolą e-mail, inni komunikatory.Wolę komunikatory internetowe i myślę, że w miejscach pracy lepiej ich używać.
Lightness Races in Orbit
2020-01-07 18:49:55 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Nadal powinieneś odpowiedzieć, podając swoją odpowiedź.

Aby uniknąć „niezręczności”, możesz dodać:

Jak omówiliśmy wcześniej,…

lub

Zgodnie z naszą wcześniejszą dyskusją…

„* Według naszej wcześniejszej dyskusji *” bojowe słowa świata korporacji.Rzekomo.Ostrzegam, że niektórym to się nie podoba.Nie bardzo wiem, dlaczego / gdzie ludzie odnoszą takie wrażenie, ale podobno „Według naszych wcześniejszych [dyskusji / wiadomości e-mail / sygnałów dymnych]” czasami oznacza coś w rodzaju: „Jesteś analfabetą lub słabym umysłem, jeśli nie możeszpamiętaj, że wspomniałem ci o tym wcześniej ”.Zależy od kultury panującej w biurze - to sformułowanie zawsze było dla mnie w porządku, ale znam osoby, które bardzo poczuły się urażone tym zwrotem.Albo użył go, jakby to była wielka zniewaga.
Tak, to jest poprawna odpowiedź.Możesz nawet wysłać kolejny temat e-maila, * „Chcę podsumować dzisiejsze spotkanie ...” *
@VLAZ Jeśli jest to odpowiedź na to, że ktoś ponownie zadaje to samo pytanie lub nieoczekiwanie w nowej korespondencji e-mail, zgadzam się.Ale kiedy przejmujesz inicjatywę i wykonujesz już uzgodnioną kontynuację (jak w scenariuszu PO), nie mogę sobie wyobrazić, że ta reakcja jest powszechna
Tezra
2020-01-08 03:23:28 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Nawet jeśli już wyraziłeś się ustnie, e-mail służy dwóm celom.

1) Lista osób na DW jest powiadamiana o tym, co powiedziałeś, i kto jeszcze wie, że to powiedziałeś. Jest to więc również łatwy sposób na upewnienie się, że każdy wie, kto wie.

2) Pisemna wiadomość e-mail tworzy pisemny dokument z tym, co powiedziałeś, do którego każdy może się odnieść w dowolnym momencie w celu weryfikacji / zapamiętania co powiedziałeś.

Ogólnie rzecz biorąc, nadmiarowość niczego nie szkodzi. Brak tego może.



ⓘ
To pytanie i odpowiedź zostało automatycznie przetłumaczone z języka angielskiego.Oryginalna treść jest dostępna na stackexchange, za co dziękujemy za licencję cc by-sa 4.0, w ramach której jest rozpowszechniana.
Loading...