Pytanie:
Jak mogę zachęcić nasz zespół do krótszych spotkań stand-up?
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-13 01:34:02 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Codziennie mamy spotkania statusowe, składające się z 8 - 10 osób. Zaplanowano, że będą one trwać 20 minut i będą spotkaniami stacjonarnymi. Często trwają 30, a nawet 40 minut, a dyskusja toczy się wszędzie. Zwykle ponad połowa osób (w tym lider spotkania) siedzi podczas spotkania.

Rozmawiałem z kierownikiem spotkania (także kierownikiem zespołu), ponieważ mój wkład trwa około dwóch minut (w przypadku pytań) co oznacza, że ​​straciłem 18 - 38 minut.

Próbowałem:

  • rozmawiać z nim bezpośrednio, mówiąc, że to za długo
  • po prostu opuszczam spotkanie (nie poszło dobrze)

Co jeszcze mogę zrobić? A może powinienem po prostu pogodzić się z utratą tej części mojego życia każdego dnia ?!

Twoje obliczenie straconego czasu jest dziwne. Uważasz wkład swoich kolegów za stracony czas. Więc twój wkład również może zostać zmarnowany. Stąd marnowanie 20 do 40 minut ** dziennie **! Jak możesz przyspieszyć pracę ?!
Czas trwania 20 minut to już bardzo długi czas na spotkanie na stojąco. Zwykle jest to 5 min. A nawet 5 minut od 10 osób każdego dnia to dużo straconego czasu.
Dobra wiadomość jest taka, że ​​* nie ** każdego dnia ** tracisz tę część swojego życia *. Twój pracodawca - prawdopodobnie Twoja firma - tym razem traci. Przypuszczam, że * ty * otrzymujesz zapłatę za ten czas.
Stójka ma być miejscem, w którym każda osoba mówi, co zamierza dzisiaj zrobić.Nic więcej.Wszystko, co jest bardziej złożone, jest odkładane i podejmowane przez zaangażowane osoby po / później.
Spróbuj robić notatki w metodzie przedmiotu działania.Pozwoli to uniknąć niekończących się dyskusji, ponieważ ten styl dokumentacji obejmuje specjalne pole do odnotowania osobistych obaw / opinii niektórych członków.Dzięki temu poczują się „wysłuchani” i mniej dyskutują.
Jedenaście odpowiedzi:
#1
+41
Rarity
2012-04-13 02:09:27 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Zostawiłem to w komentarzu, ale jestem śmiertelnie poważny: zabieraj im krzesła .

Spotkania na stojąco są na stojąco, ponieważ sprawia to wszystkim dyskomfort zostać zbyt długo. Jeśli ludzie siedzą, jest to niesprawiedliwe w stosunku do tych stojących i zachęca ich do kręcenia się. Jest to szczególnie problem, jeśli robi to prowadzący spotkanie. On daje przykład i musi to krótko opisać.

Jeśli to możliwe, usuń krzesła z sali konferencyjnej przed spotkaniami lub odsuń je z drogi, z dala od stołu i nie pozwól ludziom siedzieć . Jeśli to możliwe, po prostu usuń krzesła z sali konferencyjnej na tydzień i obserwuj, jak czas spotkania spada.

Jeśli nie możesz fizycznie usunąć krzeseł ze względów praktycznych, poproś prowadzącego spotkanie, aby bardzo jasno powiedział, że jest to stojące spotkanie w dosłownym znaczeniu, zmuszaj ludzi do wstawania.

Gdy ludzie przyzwyczają się do stania, możesz przestać zdejmować krzesła, ale musisz coś zrobić, aby zaoszczędzić czas , a sprawienie, by stały, dowodzi, że podchodzisz do tego poważnie, i naprawdę stanowi zachętę, aby mówić krótko.

Jak zauważa Andrew, upewnij się, że szanujesz kwestie dostępności i niepełnosprawności; jeśli ktoś z twojego zespołu potrzebuje krzesła, ponieważ nie może rozsądnie wytrzymać długości spotkania, oczywiście powinieneś zapewnić im krzesło.

Rozważ wysłanie e-maila z informacją, że spotkania w przyszłym tygodniu będą stałymi spotkaniami, ale jeśli ktoś potrzebuje usiąść, powinien odpowiedzieć, abyś mógł je przyjąć .

Właściwie spotykamy się w jego biurze, więc usunięcie krzeseł będzie trudne ... :) Ale nie ma powodu, dla którego nie powinniśmy rozważać przeniesienia i usunięcia * tych * krzeseł.
@Wikis Jeśli możesz wypożyczyć salę konferencyjną choćby na tydzień, powinno to wystarczyć, aby wpłynąć na zmianę, jakiej oczekujesz.
Prawdopodobnie to oczywiste, ale są ludzie, którzy nie mogą w ogóle wstać lub dłużej niż minutę. Zasadniczo po prostu upewnij się, że brana jest pod uwagę uzasadniona niepełnosprawność.
To też miała być moja sugestia. Dodałbym, że zabrałbym głos, gdy spotkanie się układa i zasugerowałbym, aby osoby dotknięte chorobą spotkały się po wystąpieniu w celu omówienia go.
Nie udaje się z rozproszonym zespołem.
@jberger szczerze mówiąc, większość koncepcji „stałych spotkań” [zawodzi z zespołem rozproszonym] (http://blogs.agilefaqs.com/2009/09/08/distributed-standup-meetings-spam-or-ham/). Ale jest to sytuacja tak oderwana od aktualnego pytania, że ​​nie rozważałem jej; musiałoby to być osobne pytanie z osobnym rozwiązaniem.
* Nienawidzę * tak zwanych spotkań na stojąco. Mieliśmy je w mojej ostatniej pracy; Zawsze siedziałem i nikt nie narzekał. Jeśli chcesz, aby spotkania były krótkie, * niech będą krótkie *; nie traktuj współpracowników jak dzieci. Poza niepełnosprawnością niektórzy ludzie czują się mniej komfortowo niż inni.
Gdybym pracował gdzieś ze stałymi spotkaniami, moja odpowiedź na cokolwiek, o co mnie proszą, brzmiałaby: „Nie ma nic do zgłoszenia” lub „Będę musiał się z tobą skontaktować w tej sprawie” i znam kilku innych, którzy zrobiliby to samo ponieważ będziemy chcieli jak najszybciej wydostać się stamtąd. Niby niweczy cel spotkania.
@Dunk: zależy od rodzaju stałego spotkania. Jeśli chodzi o Scrum Standup, powinieneś porozmawiać o tym, co robiłeś wczoraj i co zamierzasz zrobić dzisiaj, oraz o problemach blokujących. 1-2 minuty. Jeśli pytania nie mieszczą się w tej kategorii, to tak "wrócę do ciebie jest właściwe." W większości przypadków wystarczy, aby zainicjować jakąś czynność. Jeśli nie, to stałe spotkanie nie jest właściwe.
#2
+25
Karl Bielefeldt
2012-04-13 02:21:33 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Utrzymanie krótkiego spotkania to umiejętność i jest o wiele trudniejsza, niż się wydaje. Wymaga również wsparcia prowadzącego spotkanie, ale brzmi to tak, jakby chciał pomóc, ale nie wie jak. Kilka pomysłów:

  • Jasno określ, co jest na temat, a co nie. Na przykład, nasze codzienne stand-upy odpowiadają na 3 i tylko 3 pytania: co robiłeś wczoraj, co robisz dzisiaj i co staje Ci na drodze?
  • Jasno określ limit czasowy. Słyszałem o zespołach, które wprowadzają licznik czasu gry. Po minucie dyskusja zostaje złożona.
  • Jasno zdefiniuj akceptowalny sposób prowadzenia dyskusji poza tematem. Czasami zespoły potrzebują więcej niż 15 minut, aby porozmawiać o różnych sprawach. Kiedy zauważysz, że tak się dzieje, zaplanuj kolejne spotkanie, na którym ten temat będzie głównym punktem programu. To niesamowite, jak dobrze to działa, ponieważ ludzie nie desperacko chcą zostać usłyszani, gdy mają podłogę. Znam zespoły, które regularnie planują takie spotkania zaraz po ich wystąpieniu. W tym momencie ludzie, którym to nie przeszkadza, mogą odejść. Nasz zespół radzi sobie całkiem nieźle z jednym dodatkowym spotkaniem projektowym tygodniowo, trwającym około godziny.
+1 za ograniczenie czasowe i planowanie konkretnych spotkań na złożone tematy.
#3
+11
user718
2012-07-15 00:09:47 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Spotkania wstawania powinny odbywać się na stojąco.

Powinny też zająć nie więcej niż 45 sekund na osobę , nie powinno być dyskusji .

To nie spotkania dotyczące statusu dla kierownictwa, kierownictwo powinno nie mówić, jeśli są obecne.

Są po to, aby wymusić komunikację między zespołem, a nie po to, by kierownictwo miało na celu grillowanie ludzi.

Jeśli czujesz, że czas, który spędzasz, nie rozmawiając , jest stracony, pomyśl o tym, jak inni czują się kiedy mówisz , albo nie aby poznać powód, dla którego to spotkanie jest ważne lub nie jest prowadzone prawidłowo. Powinieneś przejmować się tym, co mówi każdy członek zespołu!

8 - 10 osób powinno być < 10 minut.

Użyj minutnika w telefonie komórkowym, aby emitował sygnał dźwiękowy co 30 sekund, aby ostrzec głośnik, aby zakończył działanie.

To właśnie robiłem w każdej pracy, w której pracowałem, jako PM lub Lead Dev. Dodam też, że skuteczny standup będzie miał krótką listę pytań, na które trzeba będzie odpowiedzieć, np. Co robiłeś wczoraj, nad czym dzisiaj pracujesz i czy masz jakieś blokery. **Otóż to**. Timer wyłącza się, kolej na następną osobę. Dodatkowa dyskusja ma miejsce później między odpowiednimi osobami.
#4
+7
jefflunt
2012-04-13 01:43:37 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Zacząłbym od zadawania otwartego pytania: „Hej, chłopaki, chciałem tylko zapytać o format tych spotkań. Myślę, że ważne jest, aby podzielić się statusem, nawiązać kontakt i upewnić się, że wszyscy podążamy w tym samym kierunku, ale wygląda na to, że wiele czasu minęło. Czy ktoś miałby coś przeciwko, gdybym zaproponował kilka pomysłów, jak zorganizować spotkania krótkie i zgodne z harmonogramem? ”

Zauważ, że sugeruję podejście, nie próbuje nikogo zmuszać do defensywy, obwiniać jakąkolwiek osobę lub podgrupę za aktualny stan rzeczy, a zamiast tego skupia się na próbie ustalenia, czy istnieje porozumienie, z obietnicą przedstawienia grupie pomysłów, w jaki sposób aby to zmienić.

Następnie zobacz, co się stanie. Przyjrzyj się uważnie, ale otwarcie. Zacznij sugerować zmiany, może nawet to: http://www.codinghorror.com/blog/2012/02/meetings-where-work-goes-to-die.html

To nie zawsze działa. Mój bliski przyjaciel został zalany cotygodniowym spotkaniem, na którym uczestnicy wykorzystali spotkanie jako powód do spotkań towarzyskich. Kiedy ten przyjaciel próbował coś zmienić, przyjął podejście polegające na próbie złamania bata, zatrzymania ludzi na porządku dziennym i zmuszenia ich do działania. Spotkali się z dużym oporem i zyskali reputację „złego gliniarza”. To w końcu zadziałało, ale zajęło więcej czasu niż odwołanie się do wspólnego poczucia troski o samo spotkanie. To również zadziałało prawdopodobnie dlatego, że wspomniany przyjaciel miał pewną przewagę i mógł uciec, mówiąc ludziom, aby po prostu wrócili do pracy. Jeśli nie jesteś na tej pozycji, prawdopodobnie będziesz musiał być bardziej oddolny lub znaleźć kogoś z jakąś siłą, który podejdzie na twoją stronę i walczy z tobą.

#5
+7
Dipan Mehta
2012-04-13 08:50:22 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Ach, widzę siebie tutaj. Przyznałbym, że z własnej obserwacji byłem winowajcą wielu zhańbionych i przedłużających się spotkań i choć ludzie nie zabierali głosu, zdałem sobie sprawę, że coś trzeba zmienić. W tym roku - zaczynaliśmy spotkanie tuż przed lunchem i obiecałem im, że jeśli spotkanie przedłuży się i rozciągnie poza obiad, zapłacę za to! Na szczęście po tym zakładzie wydaje mi się, że obserwowałem zegar i rzeczywiście nie zapłaciłem za obiad :)

Co naprawdę zrobiłem? Nauczyłem się kilku ograniczeń, które były głównymi dystraktorami.

  1. Miej bardzo jasny i miejmy nadzieję, że tylko jeden plan. Dość często wszyscy członkowie zespołu pracują nad wieloma rzeczami jednocześnie, więc zwykle odbywamy wiele spotkań w tym samym czasie. Tam to się wyjaśnia.

  2. Zapraszaj tylko te osoby, które muszą wnieść swój wkład (a nie te, które mogą być dobrze poinformowane). W dawnych czasach istniał eufemizm, że wszyscy członkowie zespołu muszą wiedzieć wszystko , co pomaga im robić duże zdjęcia. W rzeczywistości to utknęło, ponieważ kierownictwo chwalił ten fakt. Jednak gdy ludzie są najmniej zainteresowani konkretnym projektem - dodają maksymalną liczbę punktów (z ciekawości), a tym samym maksymalne opóźnienia.

  3. Wizualizuj format. Byłem wielkim nienawidzącym sformatowanych raportów, aw startupie wiele rzeczy zaczynało się i kończyło na białej tablicy. Jednak zdałem sobie sprawę, że ponieważ wszystko kręci się wokół białej tablicy, wprowadza to niezauważalny nawyk nie przygotowania się . Ludzie zaczną dyskutować, a nawet zbierać i formatować informacje podczas spotkania - wyraźnie rozciągając styl. Nadal jesteśmy nieformalni, jeśli chodzi o raportowanie, ale teraz osoby indywidualne muszą przygotować swoje dane w arkuszach XL lub wykresach lub w systemie przed spotkaniem.

  4. Przygotuj się (przynajmniej). Często wchodziłem na spotkanie bez treści z pierwszej ręki. W rezultacie duża część początku byłaby zmarnowana na mnie i innych, dopiero najpierw ucząc się rzeczy, zanim dojdzie do punktu, w którym omawiamy opinie i podejmujemy decyzje.

  5. Bądź asertywny wobec plotek. Kiedy ludzie zbierają się, plotkują, żartują i tak dalej. Ludzie czasami są po prostu zaciekawieni i w końcu odbiegają od tematu. Musimy zapewnić, że wszelkie rozmowy przeciwko porządkowi posiedzenia powinny zostać przerwane.

Większość tego nauczyłem się na własnej skórze.

#6
+5
DKnight
2012-04-13 07:54:16 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Wygląda na to, że próbowałeś szczerości i szczerości, więc będziesz musiał spróbować obejść, ale przede wszystkim zaakceptuj to i postaraj się jak najlepiej to wykorzystać .

Kilka rzeczy do wypróbowania:

  • Zidentyfikuj swoich intensywnie rozmawiających i tych, którzy zgadzają się z tobą, że spotkania trwają zbyt długo. Zastosuj jaką presję społeczną możesz na ciężko mówiących, aby zmusić ich do ograniczenia. Najlepiej jest to zrobić taktownie.

  • Ponieważ spotkania mają zaplanowany czas, spróbuj zaplanować inne spotkania tak, aby rozpoczęły się zaraz po zaplanowanym czasie zakończenia. Przed rozpoczęciem spotkania możesz powiadomić prowadzącego spotkanie, że jeśli spotkanie się zakończy, być może będziesz musiał się wymknąć, aby nie przegapić drugiego spotkania.

  • Zatrudnij współpracownika -pracownik, któremu ufasz w innym miejscu, wpadnie lub zadzwoni do biura z pytaniem, czy spotkanie trwa zbyt długo. Będziesz musiał się odwdzięczyć. (Skonfigurowałem ten system w przeszłości, aby radzić sobie z niezręcznymi współpracownikami, którzy nie wiedzą, jak zakończyć rozmowę, powinien również działać w tej sytuacji) Po prostu nie rób tego za dużo, bo będzie to oczywiste.

  • Jeśli masz jakieś procesy lub sprzęt, którymi zarządzasz, zaplanuj je tak, aby wysyłały aktualizacje statusu na Twój telefon 5 minut po zakończeniu spotkania. Dźwiękowe przypomnienie, że nadszedł czas, może pomóc w rozwiązaniu sprawy.

  • Przede wszystkim sugeruję, abyś popracował nad listą rzeczy do zrobienia lub naszkicował plany i pomysły - długopis i papier. Przypuszczam, że laptop będzie odbierał taki sam odbiór, jak wczesne wyjście.

#7
+3
tehnyit
2012-04-13 01:43:30 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Spotkania to jedno z niezbędnych złych aspektów pracy zespołowej. Nasze spotkania dotyczące statusu trwają zwykle 60 minut, chociaż moje raporty o statusie trwają tylko około 10 minut. Przez pozostałą część spotkania zazwyczaj staram się wnosić swój wkład i robić notatki, które mogą wpłynąć na moją pracę.

Z tego, co powiedziałeś, myślę, że poniższe mogą Ci się przydać.

  1. Jeśli pozostała część spotkania jest naprawdę niezależna od Twojej pracy, możesz wyjaśnić prowadzącemu spotkanie, że Twój czas będzie bardziej produktywny, poświęcając go na inne zadanie.

  2. Jeśli spotkanie przestanie być spotkaniem statusowym i stanie się spotkaniem dyskusyjnym, możesz przynieść laptopa i pracować na spotkaniu.

  3. Bądź aktywnym uczestnikiem spotkania zadając pytania i komentując status innych członków. Trudno to zrobić, nie wyglądając na pseudo przywódcę i ryzykując nadepnięcie na palce innych ludzi.

+1 za przyniesienie laptopa ... chyba że zażądają zamknięcia wszystkich urządzeń :)
W moim przypadku 1 nie zadziała, ponieważ mój lider zespołu uważa, że ​​wszyscy skorzystamy na usłyszeniu o tym, co robią wszyscy inni (i dodaniu własnej opinii). Ale 2 (co robiłem czasami), a zwłaszcza 3 to świetne wskazówki, dzięki.
Re: laptopy / urządzenia, osobiście zabraniam ich na każdym spotkaniu, które prowadzę - ludzie się rozpraszają, a spotkanie spędza na powtarzaniu rzeczy dla faceta / dziewczyny, która była zajęta czymś innym. Właściwie przeprowadzone spotkanie będzie zawierało porządek obrad i szybko się zakończy.
@voretaq7, w sumie się z tym zgadzam. Z tego, co wskazuje PO, spotkanie jest dalekie od prawidłowego przebiegu. Więc myślę, że posiadanie laptopa jest w porządku do czasu zmiany struktury spotkania.
Dlaczego uzyskanie statusu zajmuje 10 minut? Możesz przejść, zrobiliśmy to, to i to. Teraz pracujemy nad tym, tym i tym. Nikogo nie obchodzi, jak coś zrobiłeś ani jakie są Twoje wyzwania na spotkaniu statusowym. Nienawidzę, kiedy ludzie zaczynają wchodzić w swoje szczegóły na spotkaniach dotyczących statusu. To po prostu strata czasu dla wszystkich.
@Dunk, cóż, zrobienie mojego raportu o stanie zajmuje 10 minut, ponieważ praca, którą wykonuje mój zespół, wpływa również na sprzęt i zespół mechaniczny w ramach projektu, więc informujemy ludzi o stanie na ogólnym poziomie projektu. Dla mnie 10 minut to w porządku. Być może _ Twój_ raport o stanie zajmuje mniej niż 10 minut, ale mój nie.
#8
+3
kevin cline
2012-04-13 20:33:06 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Codziennie spotykamy się na spotkaniach „standup”, chociaż wielu z nich siedzi. Spotkanie trwa 15 minut, nie więcej. Po piętnastu minutach włącza się alarm i po wszystkim. Wydaje się, że to wystarczy, aby ludzie byli na temat.

Jeśli osoby na spotkaniu są wystarczająco zdyscyplinowane (i zgadzają się z formatem), będą trzymać się przydzielonego czasu i nie będą potrzebować timera. OP nie wydaje się być otoczony takimi ludźmi, więc wydaje się, że alarm nie pomoże w tej sytuacji.
#9
+3
Reinstate Monica - Goodbye SE
2012-04-16 01:00:18 UTC
view on stackexchange narkive permalink

To nie jest bezpośrednia odpowiedź, ale odkąd opublikowałem pytanie, opracowałem dość zgrabne obejście.

Kontaktuję się z liderem zespołu (osobiście lub, jeśli nie jest to możliwe, przez komunikator) z wyprzedzeniem i powiedz: „Obecnie pracuję nad X . Jeśli będę dalej nad nim pracować, zamiast przychodzić na spotkanie, mogę to zrobić przez Y godzina. Mój wkład na spotkanie to Z . Wolisz, żebym przyszedł osobiście, czy kontynuowałbym to zadanie? ”

To prawdopodobnie wygrało Nie działa codziennie, ale za każdym razem jest to dla mnie bonus.

#10
+2
Neuro
2012-07-14 21:09:27 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Lider / Przewodniczący musi przejąć większą kontrolę nad spotkaniem. Z mojego doświadczenia sugerowałbym.

  • Miej plan - z czasem przeznaczonym na każdy punkt
  • Przeanalizuj działania z ostatniego razu
  • Przejrzyj program
  • Nie zezwalaj na odchylenia

Jeśli masz czas na problemy z utrzymaniem, wymuszaj ograniczenia czasowe na mówcach - powiedz 2/3 minut na aktualizację danego zadania.

Może zaistnieć potrzeba egzekwowania bardziej rygorystycznych zasad, np. jednego mówcy na raz.

O tak, zgadzam się. Ale lider był częścią problemu.
Tak, odniosłem wrażenie, że są szkolenia dla facylitatorów / liderów RAD / DSDM / Agile.
#11
  0
Michael Kohne
2012-07-17 20:36:08 UTC
view on stackexchange narkive permalink

Mam jedną sugestię, jeśli na spotkaniu doświadczasz okresów ciszy, to mów! Kiedyś pracowałem w organizacji, w której na spotkaniach przez długi czas panowała cisza (wszyscy gapiliśmy się na naszego szefa). Zacząłem mówić „OK, więc mam zrobić X, prawda? Coś jeszcze?' w celu przyspieszenia spotkania. To trochę pomogło.

Dzięki. To brzmi bardzo dziwnie. Jednak jeśli już, mieliśmy odwrotny problem: wiele niekonstruktywnych dyskusji.
@Wikis - to była prawdopodobnie najdziwniejsza rzecz, jaką widziałem w mojej karierze, szczerze mówiąc. Nadal nie mam pojęcia, dlaczego tak się stało.


To pytanie i odpowiedź zostało automatycznie przetłumaczone z języka angielskiego.Oryginalna treść jest dostępna na stackexchange, za co dziękujemy za licencję cc by-sa 3.0, w ramach której jest rozpowszechniana.
Loading...