Napraw proces

Jeśli występuje problem z większością pracowników, Jest to problem zarządzania .

Albo nie płacisz wystarczająco dużo, aby zatrudnić ludzi zdolnych do wykonania danej pracy, albo źle traktujesz pracowników i po prostu ich to nie obchodzi, albo twoje procesy są źle zaprojektowane.

Nieprawidłowo aktualizacja biletów ...

Dlaczego tak się nie dzieje? Czy korzystanie z Twojego systemu biletowego jest irytujące? Czy pracownicy są tak zajęci, że często pomija się przyziemne zadania, aby zająć się pilnymi zadaniami? Czy poprosiłeś pracowników o sugestie?

Powtarzanie tych samych błędów programistycznych ponownie ...

Jakie błędy? Czy masz wdrożony proces przeglądu kodu? Czy używasz jakichkolwiek zautomatyzowanych narzędzi, aby zapobiec takim błędom? Czy łatwo jest postępować właściwie, a ciężko źle? Jeśli nie, dlaczego nie? Dlaczego te błędy nie są wychwytywane przez testy jednostkowe?

popełniając ten sam błąd w niektórych procedurach biurowych ...

Dlaczego ich nie zautomatyzowałeś procedury? Nie można oczekiwać, że programiści będą dobrzy w wykonywaniu powtarzalnych procedur. Nienawidzą tego robić, dlatego zostali programistami.

niewyłączanie gniazdek przed odejściem

To jest problem sprzętowy. Kup listwy przeciwprzepięciowe.

Odpowiedź Kevina jest fenomenalna, ale chciałem dodać kilka własnych przemyśleń.

Moja firma niedawno zaczęła używać systemu zgłoszeń w całej firmie. Przed wdrożeniem w całej firmie kilka osób korzystało już z GitHub i robiło to z wielkim sukcesem.

Menedżer odpowiedzialny za uzyskanie systemu zgłoszeń zdecydował się na to, co wiedział, zamiast widząc to, co znamy. Rezultatem był system zgłoszeń, który był piekielnie irytujący w użyciu, zbyt skomplikowany dla użytkowników (było około 20 pól do wypełnienia lub zmiany w inny sposób dla biletu, znalezienie pola aktualizacji statusu było trudne, a wszystko wokół nie było przyjemne doświadczenie). Programiści prawie go nie dotknęli i rozpadł się w ciągu kilku tygodni.

Następnie zdecydowaliśmy się przejść na GitHub, ponieważ jest to platforma preferowana przez wszystkich programistów. Oferuje również więcej pól swobodnych (i ogólnie mniej pól) oraz interfejs API, którego moglibyśmy użyć do zbudowania bardziej ustrukturyzowanej części wejściowej biletu dla osób niebędących programistami (aby pomóc uzyskać z nich właściwe informacje). Jak dotąd był on używany znacznie szerzej.

Morał z tej historii jest taki, że programiści użyją czegoś, jeśli uznają, że zwiększa to wartość i nie marnuje czasu (lepiej spędzić czas na naprawianiu problemy, do których naprawienia zostałeś zatrudniony), ale jeśli tak się nie stanie, bardzo niewiele zachęt zmusza ich do korzystania z niego. Dla programistów najważniejsza jest produktywność. Jeśli utrudni to produktywność, zostanie porzucone, jeśli programiści będą mieli coś do powiedzenia na ten temat. Porozmawiaj z nimi, zobacz, czego używają naturalnie lub w jakim formacie są najbardziej produktywni i zrób, co możesz, aby dostosować się do ich potrzeb. W końcu to programiści sprawiają, że Twój produkt działa.

Zgadzam się z sentymentem dotyczącym UPS-ów. Jesteś biznesem. Twój sprzęt to inwestycja. Dlaczego nie miałbyś podjąć niezbędnych kroków, aby zapewnić ochronę inwestycji, zwłaszcza jeśli wiesz, że Twoja moc jest niestabilna?

Inną kwestią do rozważenia jest również - czy istnieją rzeczywiste powody wprowadzenia tych polityk (tj. - czy wszystkie są podobne do kwestii władzy, czy też są jakieś arbitralne), czy zostały one odpowiednio wyjaśnione wszystkim i czy ludzie są zadowoleni z wyjaśnienia i rozwiązania? (A jeśli o to chodzi, czy słuchałeś, kiedy sugerują rozwiązania?) Programiści są kreatywni. My też rozwiązujemy problemy, niektórzy z nas kompulsywnie. Nie podchodzimy dobrze do odgórnych autorytatywnych wskazówek bez wyraźnego powodu. Jeśli chcesz zachować zgodność, musisz pokazać, że jesteś gotowy rozważyć nasze rozwiązania, kiedy je proponujemy, i podać dobre powody do podjęcia decyzji, które podejmujesz. Zatrudniłeś bardzo inteligentnych i utalentowanych ludzi, nie traktuj ich jak małp.

Dobry generał nie obwinia swoich żołnierzy, gdy przegrywają bitwę. Podobnie dobry menedżer bierze na siebie odpowiedzialność i podejmuje działania, gdy zespół nie radzi sobie najlepiej. Dobry menedżer w obliczu problemu usuwa przeszkody dla zespołu, aby mogli wykonywać swoją pracę.

Kiedy pracownik schrzanił, dobry menedżer próbuje wymyślić, jak go naprawić, a następnie współpracuje z pracownikiem, aby dowiedzieć się, co się stało, aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości. Zły menedżer stara się obwiniać lub znaleźć wymówki i kozły ofiarne.

Być może niewłaściwie sugeruję twoje podejście, ale czuję, że jesteś przekonany, że problem leży gdzieś w twoich pracownikach. Powinieneś być co do tego sceptyczny, ponieważ jest mało prawdopodobne, aby prawie wszyscy Twoi pracownicy byli niskiej jakości. Jasne, że jest to możliwe, ale nawet gdyby tak było, to albo to twoja wina, że ​​wybrałeś drużynę, albo jeśli nie miałeś nic do powiedzenia w drużynie, to jest to bez winy przeszkoda, że ​​musisz poprowadzić swój zespół do sukcesu.

Pierwszym krokiem jest to, że ponieważ ostatecznie to Ty jesteś odpowiedzialny teraz, kiedy musisz przyjąć, że te niepowodzenia zespołu są bezpośrednio Twoją winą. Następnym krokiem jest podjęcie proaktywnych kroków w celu rozwiązania problemu. Niektóre rozwiązania mogą nie działać, jeśli tak jest, spróbuj czegoś innego, aż zaczniesz zauważać poprawę.

Zgadzam się z większością tego, co już zostało napisane.

Wygląda na to, że musisz zmienić proces aktualizacji biletów, a na pewno musisz kupić jakieś tłumiki przepięć, zaktualizować system zasilania biura lub ewentualnie przenieść się do lepszych obiektów. Widziałem również w praktyce, że przeglądy kodu znacznie zmniejszają liczbę i wpływ błędów popełnianych przez programistów.

Uważam jednak, że

ponowne powtórzenie tych samych błędów programistycznych

jest obowiązkiem programistów i każdy z nich musi się nim zająć indywidualnie.

Jedna metoda, którą z powodzeniem zastosowałem, aby zmniejszyć mój własne błędy to śledzenie ich. Po prostu trzymam plik .txt na moim pulpicie i dodając do niego linie opisujące mój błąd, np. Zamknięta perspektywa, kiedy chciałem zamknąć pojedynczą wiadomość. , miała pozytywny wpływ na mój osobisty wskaźnik błędów.

Inną taktyką byłoby podzielenie się technikami, których używasz, aby uniknąć powtarzających się błędy we własnej pracy. Może to oznaczać, że lepiej radzący sobie członkowie zespołu dzielą się własnymi praktykami.

Okazywanie wsparcia zespołowi poprzez wprowadzenie powyższych wstępnych zmian i dzielenie się osobistymi zmaganiami, aby spełnić te same standardy, które trzymasz, jednocześnie wyposażając ich korzystając ze sprawdzonych metod opracowanych przez siebie i innych, powinny znacznie przyczynić się do zaszczepienia pożądanego etosu.

Oto moje kroki, oparte na udanych przypadkach ciągłego doskonalenia, które widziałem w sklepach CMMI poziomu 5. Uważam, że procesy takie jak Lean Six Sigma skupiają się na podobnym podejściu, chociaż (opartym na przypadkowej obserwacji) z nieco innym niuansem.

Zbadaj swój obecny stan

Założę się, że to oczywiste w przypadkach, w których wspominasz, że szkoda powstaje, gdy ludzie nie wykonują tego procesu prawidłowo. Najważniejsze pytanie brzmi: ile szkód? Jak często się to zdarza? Jaka jest siła oddziaływania, kiedy to nastąpi? Jak to wpływa na duże zyski? Prawdopodobnie wszyscy rozumieją, że te problemy mają „pewien wpływ”, ale kiedy umieścisz im twarde liczby, zobaczysz, jak duży masz problem. Powiedzenie „tracimy wiarę klientów, gdy nie aktualizujemy biletów na zmianę”, to jedno. Mówienie „moglibyśmy sprzedać X wiele dolarów więcej naszego produktu / usługi”, gdyby klienci wierzyli w nasz proces, jest o wiele pilniejsze. Informuje również, ile pieniędzy / czasu możesz poświęcić na próbę rozwiązania problemu. Nikt nie chce wydać 100 dolarów wysiłku na rozwiązanie problemu o wartości 20 dolarów.

Szukajcie też wzorców w swoich niepowodzeniach i sukcesach. Jestem gotów się założyć, że nie WSZYSCY robią to źle. A może, jeśli wszyscy robią to źle, czy robią to tylko w pewnych okolicznościach? Jeśli masz problemy z określoną grupą lub w określonych warunkach, sprawdź, czy jest coś, co możesz zrobić, aby rozwiązać ten konkretny przypadek, zamiast próbować zmieniać sytuacje, które nie wymagają zmiany.

Zaangażuj ludzi, którzy muszą się zmienić

Gdy masz już dane, zbierz kluczowe osoby - możesz skończyć z kilkoma spotkaniami, jeśli masz dużą organizację. Jedno spotkanie to ludzie, którzy muszą się zmienić, którzy potrzebują możliwości przedyskutowania tego w sposób wolny od kar. Innymi słowy, potrzebują swobody, by brudzić, narzekać i wymyślać zwariowane pomysły bez wariowania na ich punkcie kierownictwa. Ale prawdopodobnie potrzebują moderatora, który skierowałby dyskusję na produktywne cele, zamiast tylko narzekać.

Możesz również spotkać się z innymi kluczowymi osobami - jeśli jest to narzędzie, które powoduje smutek, możesz spotkać się z tych, którzy ją utrzymują. Jeśli jest to problem z dwiema grupami, możesz spotkać się z obiema grupami oddzielnie, a potem razem. Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z faktu, że różne grupy dochodzą do różnych wniosków w zależności od tego, kto jest w grupach. Wykorzystaj to na swoją korzyść, a nie na niekorzyść - niewłaściwe osoby zebrane zbyt wcześnie w procesie całkowicie go zabiją, ale właściwi ludzie wymyślą genialne pomysły, które mogą być nawet tanie i łatwe do wdrożenia.

Ważniejsze jest umożliwienie ludziom poczucia, że ​​podjęli próbę rozwiązania tego problemu - najbardziej udane programy zmiany obejmują ludzi, którzy muszą się zmienić, aby wysiłek stał się ich wysiłkiem , a nie coś narzucono im z góry.

Monitoruj i przekaż opinie

Bez względu na to, jakie metryki zastosowałeś w pierwszym kroku, są tutaj idealne - co oznacza, że ​​chociaż możesz monitorować niski poziom (liczba aktualizacji stanu itp.) - NAPRAWDĘ chcesz zwrócić uwagę również na wynik końcowy . Możesz wprowadzić żądaną szczegółową zmianę i nadal nie uzyskać korzyści, której szukasz - i ważne jest, aby o tym wiedzieć. Moim zdaniem to połączenie jest tym, co odróżnia dobrych menedżerów od szefa ze spiczastymi włosami w Dilbert - że są na tyle sprytni, by szukać wpływu, jaki wywierają ich ludzie i zwracać im na to uwagę. Nie ma nic ważniejszego niż zwycięstwo w tej dziedzinie, a świadomość, że przegrałeś, pomaga ci dowiedzieć się, co możesz odrzucić jako bezużyteczne, gdy następnym razem chcesz zobaczyć zmianę.

Przekazując opinię, zastanów się nad tym jak przekazujesz informację zwrotną i komu ma to ogromny wpływ na efekt. Powiedzenie „to pilne”, gdy mowa ciała mówi „nie obchodzi mnie”, może być gorsze niż nic nie mówić, a wysłanie wiadomości e-mail do zespołu, gdy tylko jedna osoba nie przestrzega, upewnia jedną osobę, że jest to problem całej grupy, gdy tak naprawdę nie jest.

Marchewka czy Patyk

Zobaczysz, że prawie żadna praca nie obejmuje zachęty (marchewki) ani kary (kija). Współczesne kierownictwo przyjmuje to, że sposób, w jaki rozplanowuje się pracę i jak angażuje się w nią ludzi, jest bardziej motywujący i skuteczny niż podejście marchewkowe i / lub kijowe. Ogólna myśl jest taka, że ​​większość ludzi chce wykonywać swoją pracę, potrzebują tylko wskazówek, co oznacza „właściwe wykonywanie pracy”.

Jednak w każdym przypadku jest wyjątek, ponieważ w tym podejściu zobaczysz, że wykonanie tego dobrze zajmuje dużo czasu ... w żadnym wypadku nie jest to zadanie 20-minutowe, i niektóre z nich (np. zbieranie danych) to intensywna, oparta na danych praca, której większość menedżerów nie ma czasu na samodzielne wykonanie ... więc będziesz potrzebować pomocy. Ponadto prawdopodobnie osiągniesz wartości odstające na swojej krzywej dzwonowej, które naprawdę nie mogą zrobić tego, czego chcesz, nawet jeśli reszta Twojej grupy demograficznej odpowiednio się zmieniła róg wprowadzania zmian w rzeczywistość. W tym miejscu może się sprawdzić strategia kija / marchewki:

• Marchewka - gdy ktoś wychodzi poza swoje obowiązki. Nie jest to ponad wszystko, jeśli powiesz „zrób to”, a oni robią to odpowiednio w ramach swoich umiejętności. Zachęcaj do „wykonywania pracy”, a będziesz w niekończącym się, demotywującym cyklu. Ale jeśli ktoś zasugeruje, a następnie bezproblemowo wdroży świetne nowe pomysły, przejmując własność i robiąc wszystko, co w ich mocy, aby rozwiązać problemy powyżej swojej stawki wynagrodzenia - upewnij się, że zostanie to nagrodzone w dodatkowym czasie. I bądź konkretny w pochwałach, ponieważ chcesz mieć pewność, że ta doskonałość będzie trwała.

• Kij - kiedy uzyskasz wynik odstający, który po prostu nie może wykonać pracy, którą mogą wykonać wszyscy inni, czas na kij. Aby kij był skuteczny, musi być prawdziwą karą. Wykonywanie kiepskiej pracy, której nikt nie lubi, nie jest tak naprawdę karą, której szukasz - łatwo ją źle zinterpretować i możesz skończyć z pracownikiem, który tak naprawdę nigdy nie wykonuje swojej pracy poprawnie. Skończysz w sferze zadokowanej pensji, negatywnych recenzji wyników i (jeśli problem jest wystarczająco duży) rozmowy o wypowiedzeniu. Rzeczy, o których wspominasz, są częścią dobrej pracy, a nie „pracą dodatkową”. Mają negatywny wpływ na biznes, a jeśli ten facet nie może zrobić tego, co inni ludzie, są szanse, że znajdziesz kogoś, kto będzie lepiej radził sobie na otwartym rynku.

Jestem surowy zarówno w kwestii marchewki, jak i kija, ponieważ dwie kwestie wymienione w pytaniu stanowią podstawę dobrego procesu. Obie te sytuacje mogą mieć poważne konsekwencje dla firmy i oczekuje się, że przeciętny pracownik będzie w stanie wykonać obie te czynności we właściwy sposób. Jeśli mówisz o nowej „idealnej praktyce”, która była innowacyjna i dlatego miała większe szanse na to, że się nie opłaci, moje przemyślenia na temat tego, jakie minimum, które przeciętny człowiek może zrobić od razu, mogą być łagodniejsze. To powiedziawszy, kiedy wprowadziłeś innowacje i udowodniłeś, że jest to ogromna wartość dodana, a masz ludzi, którzy nie mogą osiągnąć nowej wartości ... czy naprawdę chcesz im płacić za pracę poniżej normy?

Dopóki będziesz ujmować swoje problemy w kategoriach pracowników, którzy są problemem, rozwiązanie problemu będzie trudne. Żadna ilość krzyków „Zmiana!” do osoby nie spowoduje zmiany zachowania.

Jak powiedzieli wyżej ludzie, jest to kwestia zarządzania, ale co ważniejsze, jest to kwestia problem z systemem / procesem. Chodzi mi o to, że możesz być najbardziej motywującym menedżerem w historii, ale jeśli używasz wadliwego systemu biletowego, wygasłe bilety wpadną przez szczeliny.

Prawdę mówiąc, fakt, że tak się dzieje jest prawie dobrą rzeczą. Czemu? Przechodzenie do wygasłych biletów i aktualizowanie ich nowymi datami ważności jest czasochłonne i, szczerze mówiąc, stosunkowo trywialne pod względem umiejętności zawodowych. Jeśli twoi pracownicy tego nie robią, sugeruje to, że prawdopodobnie są zajęci spędzaniem czasu na bardziej produktywnej pracy.

Jeśli masz jakąkolwiek kontrolę nad systemem biletowym, poprawiłbym to tak, aby:

• każdego ranka wyciąga wygasłe lub prawie wygasłe bilety
• znajduje pracownika przypisanego do tego biletu
• informuje ich o wygaśnięciu i zaprasza pracownika, aby przyspieszyć, w tym zaoferować domyślną datę przedłużenia, aby pracownik nie musiał nawet obliczać, jaka data będzie w następny piątek lub cokolwiek innego

Gdyby to był pojedynczy e- poczta otrzymywana codziennie przez każdą osobę, a proces trwał mniej niż 5 minut, prawdopodobnie zobaczysz, że ludzie robią to regularnie.

Jeśli problem nadal występuje, dodaj ekran nag, gdy przechodzą do systemu zgłoszeń, więc jeśli są jakieś ważne bilety, które straciły ważność, na górze ekranu wyskakuje mały alert.

Integracja przy użyciu technologii w jak największym stopniu. Na przykład, powiedzmy, że bilet ma na celu zmianę rekordu osoby. Zanim przejdą do formularza, małe wyskakujące okienko może zapytać ich, czy jest to związane z biletem, a jeśli tak, po prostu wpisują numer biletu. Następnie, po zapisaniu rekordu, bilet jest automatycznie aktualizowany, aby odzwierciedlić wprowadzone zmiany. Jeśli kod działa, zintegruj system biletów, aby za każdym razem, gdy sprawdzali kod, kompilowali lub cokolwiek innego, wysyłano wiadomość do systemu biletów. Więc wszystko, co musieliby zrobić, to podać numer biletu podczas pisania komunikatu o zatwierdzeniu (istnieje wiele IDE, które zrobią to za Ciebie).

Jeśli współpracownicy pracują nad wspólnym projektem, powinni Zachęcaj ich do bardziej stałej komunikacji, aby nie musieli planować spotkań w ostatniej chwili. Może nawet ustal konkretne godziny każdego dnia poświęcone współpracy (powiedzmy 10: 30-11: 30, co da ludziom wystarczająco dużo czasu na załatwienie początkowych spraw na ten dzień i prowadzi do lunchu, więc jeśli współpraca się skończy, mogą nawet kontynuować rozmawiając przy obiedzie i utrzymuj w sobie pomysły). Wyślij szybkie powiadomienie za pośrednictwem dowolnego systemu wiadomości błyskawicznych ( używasz jakiegoś systemu komunikatorów, prawda?!?) Przypominając ludziom, że czas na współpracę. Możesz nawet przypomnieć ludziom o wspólnych projektach, nad którymi pracują.

Jesteś menedżerem. Twoim zadaniem jest być zorganizowanym i trzymać w głowie projekty, harmonogramy, zadania itp. Więc może spodziewasz się tego samego od wszystkich swoich pracowników. Realistycznie rzecz biorąc, nie wszyscy będą w tym tak dobrzy jak Ty. Skonfiguruj więc systemy, które oferują stałe przypomnienia. Ci, którzy dobrze pamiętają, prawdopodobnie nie będą ich potrzebować i mogą je wyłączyć. Ci, którzy nie pamiętają, powitają je jako skuteczny sposób na utrzymanie ich w zadaniu.

Skoncentruj się na wynikach.

Zagłębianie się w osobiste problemy, nawyki, a nawet obecność na spotkaniach często przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.

Zalecam skupienie się na jedno - produkty i użytkownicy, których obsługujesz. Wszystkie twoje zasady powinny z tego wynikać. Jeśli ktoś przegapił spotkanie, a potem termin został przekroczony, pytasz osobę, dlaczego minął termin - czy to było związane z nieodebranym spotkaniem? Dlaczego to przegapili? Czy rozmawiali z drugą osobą lub osobami oddzielnie? Czy mają inne problemy, o których nie wspomniano?
Znakiem rozpoznawczym dobrego menedżera jest słuchanie.
Znakiem rozpoznawczym złego menedżera jest ten, który dyktuje procedury.

Kiedy mówisz o rzeczach cała firma chce rozmawiać o Twoich produktach, potrzebach, które spełniają, funkcjach, na których się koncentrujesz, o nadchodzących terminach. Ale trzymaj się z daleka od kwestii obecności / biletów / dokumentacji.

Pamiętaj o złotych zasadach:

• Nic negatywnego przez e-mail.
• Nic negatywnego publicznie .
• Skoncentruj się na wynikach końcowych.
• Dobrze traktuj pracowników.
• Zapewnij wsparcie i szkolenia
• Zapewnij przekąski i smakołyki.

Zakładając, że są to wszystkie uzasadnione błędy, które są winą pracowników, a nie samego procesu, system wzajemnej odpowiedzialności wydaje się być w porządku.

Jeśli regularnie spotykasz się z pracownikami, aby przeglądać zgłoszenia (np. wyświetlając je na tablicy) i wskaż, czy nie były aktualizowane w wystarczająco regularnym czasie.

Jeśli masz regularne spotkania na stojąco, podczas których często pojawia się główna przyczyna problemu do pewnego programisty, który zapomniał średnika, co powinno być dla programisty krępujące i stanowić zachętę do zmiany.

Nie lubię spotkań bardziej niż ktokolwiek inny, ale sprawianie, że członkowie zespołu są przed sobą odpowiedzialni na wyniki i ich skuteczność w podążaniu za pewnymi rzeczami w większości przypadków sprawi, że będzie to bardziej prawdopodobne.

Będąc menadżerem muszę zapytać, jaką właściwie posiadasz władzę, jesteś właścicielem firmy czy menadżerem?

Wydaje mi się, że boisz się zranić innych ludzi. Moja firma wprowadziła zakaz korzystania z telefonów komórkowych. Zostaniesz złapany na podłodze (produkcja), otrzymasz 15 minut odliczenia od wynagrodzenia. 2. raz na godzinę. Trzeci raz, kiedy jesteś odesłany do domu na cały dzień, bez zapłaty. W końcu zostałeś zwolniony.

Możesz porozmawiać z właścicielami, jeśli sam nie jesteś, i sprawdzić, czy byłoby to dozwolone, ale w rzeczywistości musisz być menedżerem, a nie przyjaciółmi pracowników, w przeciwnym razie znajdziesz się na ulicy, ponieważ nie wykonujesz swojej pracy ...

W przeciwnym razie pracownicy spojrzą na Ciebie i zdadzą sobie sprawę, że niektóre rzeczy mogą ujść na sucho, i nie będziesz szanowany. Będziesz lubiany, ale szacunek jest trudniejszy do zdobycia, gdy się zgubi.

Ponieważ istnieje już naprawdę dobra odpowiedź na główne problemy, po prostu chcę zająć się kwestią motywacji, którą poruszasz.

Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy wykonali zadanie i czujesz ważne jest, aby robili to regularnie, stosowali technikę Dangerous Minds: rozpoczynali od 100% premii finansowej i karali za każdym razem, gdy zadanie jest zaniedbane, usuwając niewielką kwotę z ich znanej premii jako karę.

Jest to bardzo skuteczne, ale jeśli użyjesz tej techniki do małych zadań, takich jak upewnienie się, że Twój zespół wyłączy zasilanie, istnieje ryzyko, że całkowicie je zrazisz.